skip to Main Content
Handmatig Werken Aan Documenten? Dit Is Waar Het Knelt.

Handmatig werken aan documenten? Dit is waar het knelt.

Dat je productieprocessen in fabrieken met behulp van standaardisatie veel efficiënter kunt maken, is gemeengoed. Dat bedrijven een vergelijkbare aanpak kunnen gebruiken om effectiever aan bedrijfsdocumenten te werken, is daarentegen minder bekend. Wij vertellen je waar het knelt als je handmatig aan documenten werkt en hoe software het verschil maakt.

Een bedrijf dat de juiste software inzet om eenvoudiger aan documenten te werken, bespaart niet alleen veel tijd en geld, maar voorkomt bovendien dat er fouten in documenten sluipen en dat er hierdoor bijvoorbeeld reputatieschade ontstaat. Goede software op het gebied van documentcreatie vormt de sleutel om je Return On Investment (ROI) te verhogen. Ontbreekt deze software, dan zijn er drie aspecten die het werk niet alleen bemoeilijken, maar ook onnodig intensief maken: het handmatig opstellen van nieuwe documenten, het afmaken ervan en onnodige stappen die gezet worden in dit proces.

Het handmatig opstellen van documenten

Het handmatig opstellen van documenten, dus zonder dat de bouwstenen ervan geautomatiseerd zijn, is bewerkelijk. Denk bijvoorbeeld aan een brief of offerte die voorzien moet worden van handtekening, algemene voorwaarden en KVK-nummer. Dat kost veel tijd. Je moet namelijk niet alleen alles verzamelen, maar ook nog eens de kwaliteit van het geheel en de eisen van wet- en regelgeving scherp in de gaten houden. Wanneer je al het bovenstaande automatiseert, vervallen deze lasten.

Het afmaken van documenten

Vervolgens ben je tijd kwijt aan het afmaken van een document. Je begint eraan, maar rondt de klus vaak niet in één keer af. Kun je de volgende keer de juiste versie terugvinden? Dikwijls moet je er ook nog collega’s bij betrekken omdat er overleg nodig is over de verschillende secties die je toe wilt voegen aan het bestand.

Onnodige stappen

Bovendien verlies je tijd door onnodige stappen. Die sluipen erin doordat er zoveel variabelen zijn waarmee je rekening dient te houden. Er zijn vijf varianten van een document, welke is de juiste? Moet HR er opnieuw naar kijken omdat het opgestelde contract niet voldoet aan de eisen van de cao? Het komt voor dat de salarisadministratie de helft van de contracten hierom afkeurt en ze vervolgens opnieuw moet bekijken. En: vertrouw je op het geleverde werk van de afdeling of moet je er toch nog een jurist bij betrekken?

Ook een advocaat wordt regelmatig ingezet als extra controleur. Voldoet de dagvaarding aan de procedurele eisen? Het is bijzonder jammer als de argumenten – al zijn ze steekhoudend – gedurende de zitting niet tellen omdat de dagvaarding niet voldoet aan deze eisen. Deze check kan ook een ander doen wanneer je software gebruikt die alle onderdelen van een dagvaarding meeneemt. Zo kan de advocaat doen waarvoor hij of zij betaald wordt: een sterk pleidooi neerzetten. Dat scheelt in de kosten.

dStyle en dStyleDMS als oplossing

Met de software-oplossingen dStyle en dStyleDMS, waarover je meer leest op onze website, voorkom je bovenstaande problemen. Zo kun je jouw Return On Investment (ROI) aanzienlijk verhogen. Hoeveel? Dat rekenen we graag voor je uit. Onze ervaring leert dat de investering in onze software-oplossing vaak al binnen een maand is terugverdiend. Een rekenvoorbeeld: stel dat er vierhonderd mensen in jouw organisatie twee uur per maand werken aan het opstellen van contracten, dan kost je dat achthonderd uur aan loonkosten. Wanneer je deze tijd terugbrengt naar vijf minuten, gaat het hard. Dat lukt met dStyle doordat je dankzij automatisering alle bouwstenen voor documenten paraat hebt en controlestappen kunt overslaan. Denk maar aan het televisieprogramma op Discovery waarin je ziet hoe snel een auto de lopende band afrolt. Zo kan het ook gaan bij documentcreatie.

Back To Top