¿Trabajar manualmente en los documentos? Aquí es donde se pellizca.

Que los procesos de producción en las fábricas pueden ser mucho más eficientes con la ayuda de la estandarización es algo que todos sabemos. Sin embargo, es menos conocido el hecho de que las empresas pueden utilizar un enfoque similar para trabajar más eficazmente en los documentos comerciales. Le diremos dónde están los cuellos de botella cuando se trabaja manualmente en los documentos y cómo el software puede marcar la diferencia.

Una empresa que implanta el software adecuado para trabajar más fácilmente en documentos no sólo ahorra mucho tiempo y dinero, sino que también evita que los errores se cuelen en los documentos y causen daños a la reputación, por ejemplo. Un buen software de creación de documentos es la clave para aumentar el retorno de la inversión (ROI). En ausencia de este software, hay tres aspectos que no sólo complican el trabajo, sino que lo hacen innecesariamente intensivo: la creación manual de nuevos documentos, su cumplimentación y los pasos innecesarios que se dan en este proceso.

Redacción manual de documentos

La creación manual de documentos, sin que los bloques de construcción estén automatizados, es laboriosa. Piense, por ejemplo, en una carta o un presupuesto que hay que firmar, en unas condiciones generales y en un número de la Cámara de Comercio. Eso lleva mucho tiempo. No sólo hay que recogerlo todo, también hay que vigilar la calidad del conjunto y los requisitos de la legislación y la normativa. Cuando se automatiza todo lo anterior, se eliminan estas cargas.

Acabado de los documentos

Luego, se dedica a terminar un documento. Lo empiezas, pero a menudo no lo terminas de un tirón. ¿Puedes encontrar la versión correcta la próxima vez? A menudo, también hay que involucrar a los compañeros porque hay que discutir las diferentes secciones que se quieren añadir al expediente.

Pasos innecesarios

Además, se pierde tiempo por los pasos innecesarios. Se cuelan porque hay muchas variables a tener en cuenta. Hay cinco variantes de un documento, ¿cuál es la correcta? ¿Tiene RRHH que volver a examinarlo porque el contrato redactado no cumple los requisitos de la CAO? Sucede que el departamento de nóminas rechaza la mitad de los contratos por este motivo y luego tiene que volver a mirarlos. Y: ¿confías en el trabajo del departamento o debes involucrar a un abogado?

También se suele utilizar un abogado como comprobador adicional. ¿Cumple la citación los requisitos de procedimiento? Es especialmente lamentable que las alegaciones -aunque válidas- no cuenten durante la vista porque la citación no cumple estos requisitos. Esta comprobación también puede ser realizada por otra persona si se utiliza un programa informático que tenga en cuenta todas las partes de una citación. De este modo, el abogado puede hacer aquello para lo que se le paga: presentar un caso sólido. Eso ahorra costes.

dStyle y dStyleDMS como solución

Con las soluciones de software dStyle y dStyleDMS, sobre las que puede obtener más información en nuestro sitio web, puede evitar los problemas anteriores. Así podrá aumentar significativamente el retorno de su inversión (ROI). ¿Cuánto? Estaremos encantados de calcularlo para usted. Nuestra experiencia demuestra que la inversión en nuestra solución de software a menudo se recupera en un mes. Un ejemplo de cálculo: supongamos que cuatrocientas personas de su organización trabajan dos horas al mes para redactar contratos, lo que le costará ochocientas horas en costes laborales. Si reduce este tiempo a cinco minutos, se esfuma rápidamente. Con dStyle puedes conseguirlo porque, gracias a la automatización, tienes listos todos los componentes básicos de los documentos y puedes saltarte pasos de comprobación. Piense en el programa de televisión de Discovery en el que se ve lo rápido que rueda un coche por la cadena de montaje. Lo mismo puede ocurrir con la creación de documentos.

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