Manuelle Bearbeitung von Dokumenten? Hier drückt der Schuh.

Dass man Produktionsprozesse in Fabriken mit Hilfe der Standardisierung wesentlich effizienter gestalten kann, ist allgemein bekannt. Dass Unternehmen einen ähnlichen Ansatz nutzen können, um effektiver an Geschäftsdokumenten zu arbeiten, ist jedoch weniger bekannt. Wir sagen Ihnen, wo die Engpässe bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten liegen und wie Software den Unterschied ausmachen kann.

Ein Unternehmen, das die richtige Software einsetzt, um die Arbeit an Dokumenten zu erleichtern, spart nicht nur viel Zeit und Geld, sondern verhindert auch, dass sich Fehler in die Dokumente einschleichen und z. B. den Ruf schädigen. Eine gute Software für die Dokumentenerstellung ist der Schlüssel zur Steigerung Ihres Return On Investment (ROI). Ohne eine solche Software gibt es drei Aspekte, die die Arbeit nicht nur erschweren, sondern auch unnötig intensiv machen: die manuelle Erstellung neuer Dokumente, ihre Vervollständigung und unnötige Schritte in diesem Prozess.

Manuelle Abfassung von Dokumenten

Die manuelle Erstellung von Dokumenten, d. h. ohne Automatisierung der Bausteine, ist mühsam. Denken Sie zum Beispiel an einen Brief oder ein Angebot, das unterzeichnet werden muss, an allgemeine Geschäftsbedingungen und eine Handelskammernummer. Das kostet eine Menge Zeit. Sie müssen nicht nur alles sammeln, sondern auch die Qualität des Ganzen und die Anforderungen der Gesetze und Vorschriften im Auge behalten. Wenn Sie all diese Aufgaben automatisieren, werden diese Belastungen beseitigt.

Fertigstellung der Dokumente

Dann verbringen Sie Zeit damit, ein Dokument fertigzustellen. Man fängt es an, aber beendet es oft nicht in einem Zug. Können Sie beim nächsten Mal die richtige Version finden? Oft müssen Sie Kollegen einbeziehen, weil Sie die verschiedenen Abschnitte, die Sie der Akte hinzufügen wollen, besprechen müssen.

Unnötige Schritte

Außerdem verlieren Sie durch unnötige Schritte Zeit. Sie schleichen sich ein, weil es so viele Variablen zu berücksichtigen gibt. Es gibt fünf Varianten eines Dokuments, welche ist die richtige? Muss die Personalabteilung die Angelegenheit erneut prüfen, weil der ausgearbeitete Vertrag nicht den Anforderungen des CAO entspricht? Es kommt vor, dass die Lohnbuchhaltung die Hälfte der Verträge aus diesem Grund ablehnt und sie dann erneut prüfen muss. Und: Vertrauen Sie auf die Arbeit der Behörde oder sollten Sie einen Anwalt einschalten?

Auch ein Rechtsanwalt wird regelmäßig als zusätzlicher Prüfer eingesetzt. Erfüllt die Ladung die verfahrensrechtlichen Anforderungen? Besonders bedauerlich ist es, wenn die Argumente - obwohl sie stichhaltig sind - in der Anhörung nicht zählen, weil die Ladung diesen Anforderungen nicht genügt. Diese Prüfung kann auch von einer anderen Person vorgenommen werden, wenn eine Software verwendet wird, die alle Teile einer Vorladung berücksichtigt. Auf diese Weise kann der Anwalt das tun, wofür er bezahlt wird: einen starken Fall präsentieren. Das spart Kosten.

dStyle und dStyleDMS als Lösung

Mit den Softwarelösungen dStyle und dStyleDMS, über die Sie auf unserer Website mehr lesen können, können Sie die oben genannten Probleme vermeiden. So können Sie Ihren Return On Investment (ROI) deutlich erhöhen. Wie hoch? Das berechnen wir gerne für Sie. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich die Investition in unsere Softwarelösung oft schon innerhalb eines Monats amortisiert. Ein Rechenbeispiel: Angenommen, vierhundert Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen arbeiten zwei Stunden pro Monat an der Erstellung von Verträgen, dann kostet Sie das achthundert Stunden an Arbeitskosten. Wenn Sie diese Zeit auf fünf Minuten reduzieren, geht es schnell. Das können Sie mit dStyle erreichen, denn dank der Automatisierung haben Sie alle Bausteine für Dokumente parat und können Prüfschritte überspringen. Denken Sie an die Fernsehsendung auf Discovery, in der Sie sehen, wie schnell ein Auto vom Fließband rollt. So kann es auch bei der Dokumentenerstellung sein.

Haben Sie Fragen? Jetzt kontaktieren

Haben Sie Fragen zu unseren Produkten und/oder Dienstleistungen?
Bitte kontaktieren Sie uns direkt und unkompliziert.