Lavorare manualmente sui documenti? È qui che si stringe.

Che i processi produttivi nelle fabbriche possano essere molto più efficienti con l'aiuto della standardizzazione è risaputo. Tuttavia, è meno noto che le aziende possono utilizzare un approccio simile per lavorare in modo più efficace sui documenti aziendali. Vi diremo dove sono i colli di bottiglia quando si lavora manualmente sui documenti e come il software può fare la differenza.

Un'azienda che utilizza il software giusto per lavorare più facilmente sui documenti non solo risparmia molto tempo e denaro, ma evita anche che gli errori si insinuino nei documenti e causino danni alla reputazione, ad esempio. Un buon software per la creazione di documenti è la chiave per aumentare il ritorno sull'investimento (ROI). In assenza di questo software, ci sono tre aspetti che non solo complicano il lavoro, ma lo rendono anche inutilmente intensivo: la creazione manuale di nuovi documenti, il loro completamento e le fasi inutili di questo processo.

Redazione manuale di documenti

La stesura manuale dei documenti, cioè senza automatizzare gli elementi costitutivi, è laboriosa. Si pensi, ad esempio, a una lettera o a un preventivo che deve essere firmato, a termini e condizioni generali e a un numero della Camera di Commercio. Questo richiede molto tempo. Non solo dovete raccogliere tutto, ma dovete anche tenere sotto controllo la qualità dell'insieme e i requisiti della legislazione e dei regolamenti. Quando si automatizzano tutte queste operazioni, questi oneri vengono eliminati.

Documenti di finitura

Poi si passa il tempo a completare un documento. Lo si inizia, ma spesso non lo si finisce in una sola volta. Riuscirete a trovare la versione giusta la prossima volta? Spesso è necessario coinvolgere i colleghi per discutere le diverse sezioni da aggiungere al file.

Passi non necessari

Inoltre, si perde tempo a causa di passaggi inutili. Si insinuano perché ci sono tante variabili da tenere in considerazione. Esistono cinque varianti di un documento, qual è quella giusta? Le Risorse Umane devono rivederlo perché il contratto redatto non soddisfa i requisiti del CAO? Capita che l'ufficio paghe scarti la metà dei contratti per questo motivo e che poi li debba rivedere. E: vi fidate del lavoro del dipartimento o dovete coinvolgere un avvocato?

Un avvocato viene regolarmente utilizzato anche come ulteriore controllore. La citazione soddisfa i requisiti procedurali? È particolarmente spiacevole se le argomentazioni, pur valide, non vengono prese in considerazione durante l'udienza perché la citazione non soddisfa questi requisiti. Questo controllo può essere effettuato anche da altri se si utilizza un software che tiene conto di tutte le parti della citazione. In questo modo l'avvocato può fare ciò per cui è pagato: presentare un caso forte. In questo modo si risparmiano i costi.

dStyle e dStyleDMS come soluzione

Con le soluzioni software dStyle e dStyleDMS, di cui potete trovare maggiori informazioni sul nostro sito web, potete evitare i problemi di cui sopra. Così potrete aumentare in modo significativo il vostro ritorno sull'investimento (ROI). Quanto? Saremo lieti di calcolarlo per voi. La nostra esperienza dimostra che l'investimento nella nostra soluzione software viene spesso ammortizzato nel giro di un mese. Un esempio di calcolo: supponiamo che quattrocento persone della vostra organizzazione lavorino per due ore al mese per redigere i contratti, il che vi costerà ottocento ore di lavoro. Se riducete questo tempo a cinque minuti, il tempo passa in fretta. Con dStyle potete ottenere questo risultato perché, grazie all'automazione, avete già pronti tutti gli elementi costitutivi dei documenti e potete saltare le fasi di controllo. Pensate al programma televisivo Discovery in cui si vede la velocità con cui un'auto scorre lungo la catena di montaggio. Può essere lo stesso per la creazione di documenti.

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