skip to Main Content
Eenvoudiger En Effectiever Werken Aan Documenten

Eenvoudiger en effectiever werken aan documenten

Bedrijven stellen voor intern gebruik en voor hun klanten allerlei verschillende documenten op. Van bedankbrieven en offertes tot aan projectplannen en adviesrapporten. Die moeten vanuit verschillende perspectieven bekeken in orde zijn – complex dus. Wij gaan je een handje helpen door het delen van kennis. We trappen af met ons verhaal.

Het opstellen van sommige rapporten bij bedrijven is zo gecompliceerd dat er soms wel vijf medewerkers noodgedwongen samen de duizend pagina’s moeten doorlopen om fouten te voorkomen. Vanuit communicatieoogpunt bekeken, wil je dat documenten aansluiten bij de corporate identity van het bedrijf. En als je er door een juridische bril naar kijkt, verwacht je dat de disclaimer klopt.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zowel individueel als gezamenlijk vlot kunnen werken aan deze documenten met oog voor deze aspecten? Wanneer je niet over de juiste software beschikt, is dit tijdrovend.

Denk aan het speurwerk naar een bruikbare disclaimer of standaardtekst die de kern van het bedrijf uitdrukt. Je kunt oudere bestanden doorploegen, maar hoe weet je zeker dat deze teksten niet gedateerd zijn? Maar ook als medewerkers samen aan één document werken, loopt het proces geregeld spaak; bijvoorbeeld wanneer een collega een verkeerde nummering van bijlagen gebruikt.

Dit proces kost mkb-bedrijven, van accountants- tot aan advocatenkantoren, veel tijd en mankracht. Veel handelingen om tot een goed document te komen, zijn niet geautomatiseerd met behulp van software. En de samenwerking om tot een uniform document te komen, verloopt stroef.

Bouwstenen

Precies hierom willen wij, het team achter Documentaal, hen helpen met onze softwareoplossingen dStyle en dStyleDMS. Hiermee kunnen ze effectief en eenvoudig aan documenten werken, ongeacht soort – van bedankbrief tot aan adviesrapport – of complexiteit.

Met deze software krijgen medewerkers de bouwstenen voor zowel opmaak als gestandaardiseerde tekst aangeleverd. Ook als zij werken aan enkelvoudige, onvoorspelbare documenten zoals een adviesrapport met veel onverwachte factoren vanwege een nog niet afgebakende onderzoeksvraag. Wij helpen je dus niet alleen uit de brand bij voorspelbare bestanden die in veelvoud richting de klant gaan zoals een privacyverklaring die AVG-proof is.

Op deze manier wordt werken aan documenten een stuk eenvoudiger – tenminste als de software zélf ook toegankelijk is. We beseffen dat een hr-medewerker niet zit te wachten op een beslisboom bij het opstellen van een document. Dus zulke complexiteit vermijden we.

Onze software zorgt daarnaast voor structuur in de digitale opslagruimte. We zorgen ervoor dat je je documenten eenvoudig kan opslaan, bewerken, afhandelen en weer terug kunt vinden.

Fascinatie voor automatisering

Onze fascinatie voor automatisering om tot de beste oplossing te komen, was ruim twintig jaar geleden al de stuwende kracht achter het bedrijf. Ook nu brandt dat vuur onverminderd fel. In een betrokken en dynamisch team, sinds 2008 onder aansturing van Rob Duijndam, werken we voor meer dan honderd klanten.

Onze teamleden zien hoe hun bijdrage in de praktijk bij hen uitpakt. Dat motiveert. Ook onze klanten vinden deze werkwijze fijn. Zij hebben niet te maken met een abstracte organisatie.

Deze innige samenwerking geeft ons zicht op de processen en systemen bij organisaties. Pas dan is het mogelijk om software te ontwikkelen die aansluit op Office 365, waardoor onze klanten een slag kunnen maken op het gebied van documentcreatie.

Kennismaken?
Back To Top