Audit trails bij documentgeneratie
Volledige herleidbaarheid van elk document: wie het heeft aangemaakt, welke data is gebruikt, wie heeft goedgekeurd en wanneer het is verstuurd. Automatisch geregistreerd door Documentaal.
Waarom audit trails onmisbaar zijn
In een wereld van toenemende regulering en compliance-eisen is het niet voldoende om alleen documenten te produceren. U moet kunnen bewijzen hoe elk document tot stand is gekomen: welke data is gebruikt, wie heeft bijgedragen, welke versie is definitief en via welk kanaal is het verstuurd.
Wat Documentaal registreert
Bij elk document dat via dStyle365 of LegalWord365 wordt gegenereerd, legt Documentaal automatisch vast:
- Aanmaak: Datum, tijd, auteur en gebruikte sjabloonversie
- Data: Welke brondata is opgehaald (CRM-record, handmatige invoer)
- Wijzigingen: Elke handmatige aanpassing met delta's en auteur
- Goedkeuring: Wie heeft goedgekeurd, wanneer en met welke opmerkingen
- Distributie: Via welk kanaal (e-mail, portaal, print) en aan wie verstuurd
- Archivering: Waar opgeslagen, met welke retentieperiode
Compliance-voordelen
Audit trails ondersteunen compliance met AVG, ISO 27001, sector-specifieke regelgeving en interne beleidsregels. Bij audits kunt u per document exact aantonen hoe het tot stand is gekomen en wie verantwoordelijk was.
Rapportage en inzicht
Naast compliance bieden audit trails waardevolle management-inzichten: hoeveel documenten worden maandelijks gegenereerd, wat zijn doorlooptijden, hoeveel documenten worden bij eerste poging goedgekeurd en waar zitten de bottlenecks in uw documentprocessen.
Automatisch logging
Zonder extra handeling
Versie-historie
Elke wijziging vastgelegd
Doorzoekbaar
Snel terugvinden bij audits
Compliance-proof
AVG en ISO 27001 ready
Audit trails voor uw documenten?
Ontdek hoe Documentaal volledige herleidbaarheid biedt voor elk document.
Hoe implementeert u audit trails voor documentgeneratie?
Een stap-voor-stap overzicht van de implementatie
Audit-vereisten inventariseren
Breng in kaart welke documenten gelogd moeten worden, welke metadata nodig is en welke wettelijke bewaartermijnen gelden.
Logging-architectuur inrichten
Configureer SharePoint-lijsten en metadata-velden voor het onveranderlijk vastleggen van documentacties.
Automatische registratie activeren
Koppel dStyle365 of LegalWord365 aan het audit-framework zodat elke documentactie automatisch wordt gelogd.
Rapportages en dashboards opzetten
Maak overzichten voor compliance-officers met filters op gebruiker, periode, sjabloon en documenttype.
Testen en valideren
Doorloop testscenario's om te verifiëren dat alle documentacties correct worden vastgelegd en doorzoekbaar zijn.
Klaar!
Je hebt alle stappen succesvol doorlopen. Je kunt nu profiteren van de verbeterde workflow.
Gerelateerde onderwerpen
Meer over compliance en beveiliging
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen over onze oplossingen
Volledige herleidbaarheid van elk document?
Audit trails, versie-historie en compliance-rapportages
Plan een demo
Ontdek hoe onze oplossingen uw workflow transformeren
Download whitepaper
Leer alles over documentautomatisering
Bereken uw ROI
Zie hoeveel tijd en geld u kunt besparen
Neem contact op
Stel uw vragen aan onze experts
Of verken eerst meer van ons kenniscentrum
Naar kenniscentrum