Automatisk udfyldning af dokumenter

Hvad betyder automatisk udfyldning af dokumenter?

Automatisk udfyldning af dokumenter er processen, hvor oplysninger hentes direkte fra jeres systemer og indsættes i de korrekte felter i et dokument uden manuel indtastning. Det kan være alt fra kundens navn og adresse til specifikke kontraktbetingelser eller produktdata.

Fordelene ved at automatisere udfyldningen

• Tidsbesparelse: Store mængder data kan indsættes på få sekunder
• Fejlreduktion: Ingen stavefejl eller forældede oplysninger
• Konsistens: Samme format og datapræsentation i alle dokumenter
• Compliance: Data trækkes fra godkendte kilder, så de er juridisk og internt korrekte

Hvordan Documentaal gør det muligt

Documentaal (www.documentaal.nl) skaber skræddersyede skabeloner, som automatisk udfyldes med data fra CRM, ERP eller andre databaser. Dette kan omfatte:

• Tilbud og fakturaer med opdaterede priser
• HR-dokumenter med medarbejderoplysninger
• Rapporter med realtidsdata

Praktisk eksempel

En salgsafdeling kan på få minutter generere 200 kundetilbud, hvor hvert dokument automatisk er udfyldt med individuelle kundedata, produktpriser og leveringsvilkår – alt sammen uden manuelt tastearbejde.