Työskenteletkö asiakirjojen parissa manuaalisesti? Tässä se puristuu.

Se, että voit tehdä tehtaiden tuotantoprosesseista paljon tehokkaampia standardoinnin avulla, on yleistä. Se, että yritykset voivat toisaalta käyttää samanlaista lähestymistapaa työskennelläkseen tehokkaammin liiketoiminta-asiakirjojen parissa, on sitä vastoin vähemmän tunnettua. Kerromme sinulle, missä se nipistää, kun käsittelet asiakirjoja manuaalisesti ja miten ohjelmisto tekee eron.

Yritys, joka ottaa käyttöön oikeanlaisen ohjelmiston, joka helpottaa asiakirjojen käsittelyä, säästää paljon aikaa ja rahaa, mutta myös estää virheitä pääsemästä asiakirjoihin ja aiheuttamasta esimerkiksi mainehaittaa. Hyvä asiakirjojen luontiohjelmisto on avain sijoitetun pääoman tuoton (ROI) kasvattamiseen. Jos tällaista ohjelmistoa ei ole, on kolme seikkaa, jotka paitsi vaikeuttavat työtä, myös tekevät siitä tarpeettoman intensiivistä: uusien asiakirjojen manuaalinen luominen, niiden täydentäminen ja tässä prosessissa tehtävät tarpeettomat vaiheet.

Asiakirjojen manuaalinen valmistelu

Asiakirjojen manuaalinen valmistelu, joten ilman rakennuspalikoiden automatisointia, on työlästä. Ajattele esimerkiksi kirjettä tai lainausta, joka on annettava allekirjoituksella, yleisillä ehdoilla ja kauppakamarin numerolla. Se vie paljon aikaa. Sinun ei tarvitse vain kerätä kaikkea, vaan myös seurata tarkasti kokonaisuuden laatua sekä lakien ja asetusten vaatimuksia. Kun automatisoit kaikki edellä mainitut, nämä taakat raukeavat.

Asiakirjojen täyttäminen

Sitten vietät aikaa asiakirjan viimeistelyyn. Aloitat sen, mutta et usein lopeta työtä yhdellä kertaa. Löydätkö oikean version ensi kerralla? Usein sinun on myös otettava mukaan kollegat, koska on tarpeen kuulla eri osioista, jotka haluat lisätä tiedostoon.

Tarpeettomat vaiheet

Lisäksi menetät aikaa tarpeettomien vaiheiden vuoksi. Ne hiipivät sisään, koska muuttujia on niin paljon, että sinun on otettava huomioon. Asiakirjasta on viisi vaihtoehtoa, joista yksi on oikea? Pitääkö HR:n tarkastella asiaa uudelleen, koska laadittu sopimus ei täytä työehtosopimuksen vaatimuksia? Sattuu, että palkkahallinto hylkää puolet sopimuksista tästä syystä ja joutuu sitten tarkistamaan ne uudelleen. Ja: luotatko osaston tekemään työhön vai onko sinun vielä otettava mukaan asianajaja?

Asianajajaa käytetään myös säännöllisesti ylimääräisenä tarkastajana. Täyttääkö haaste menettelylliset vaatimukset? On erittäin sääli, jos perusteluja – vaikka ne ovatkin päteviä – ei lasketa kuulemisen aikana, koska haaste ei täytä näitä vaatimuksia. Tämän tarkistuksen voi tehdä myös joku muu, kun käytät ohjelmistoa, joka sisältää haasteen kaikki osat. Tällä tavoin asianajaja voi tehdä sen, mistä hänelle maksetaan: esittää voimakkaan vetoomuksen. Se säästää kustannuksia.

dStyle ja dStyleDMS ratkaisuna

Ohjelmistoratkaisuilla dStyle ja dStyleDMS, joista voit lukea lisää verkkosivuiltamme, voit välttää edellä mainitut ongelmat. Voit siis lisätä sijoitetun pääoman tuottoa (ROI) merkittävästi. Kuinka paljon? Laskemme sen mielellämme sinulle. Kokemuksemme osoittaa, että ohjelmistoratkaisuumme tehty investointi saadaan usein takaisin jo kuukaudessa. Laskentaesimerkki: Jos organisaatiossanne työskentelee neljäsataa henkilöä kaksi tuntia kuukaudessa sopimusten laatimiseksi, tämä maksaa teille kahdeksansataa tuntia työvoimakustannuksina. Kun lyhennät tämän ajan viiteen minuuttiin, se menee nopeasti. Voit saavuttaa tämän dStylen avulla, koska automaation ansiosta sinulla on kaikki asiakirjojen rakennuspalikat valmiina ja voit ohittaa tarkistusvaiheet. Ajattele Discoveryn televisio-ohjelmaa, jossa nähdään, kuinka nopeasti auto rullaa liukuhihnalta. Samoin voi olla asiakirjojen luomisessa.