skip to Main Content
File Sharing Software: Alles Wat Je Wilt Weten

File sharing software: alles wat je wilt weten

Software om bestanden te delen: alles wat je hierover wilt en moet weten

Als we één ding kunnen stellen na 2020 is het wel dat we altijd en overal willen kunnen werken. De digital workplace is niet meer weg te denken en we werken meer remote dan ooit. Essentieel in de digital workplace en het thuiswerken is het eenvoudig, snel en veilig kunnen delen van bestanden met collega’s en klanten.

In deze blog vertellen we je meer over de mogelijkheden, waar je op moet letten en waar goede file sharing software aan moet voldoen.

Wat is file sharing software?

Software voor het delen van bestanden is een applicatie die het verzenden en ontvangen van bestanden online of een lokaal netwerk mogelijk maakt. Met softwaretools voor het delen van bestanden kunnen eindgebruikers een breed scala aan bestanden eenvoudig delen, opslaan, downloaden en ontvangen. Denk aan tekstdocumenten maar ook aan afbeeldingen, video’s en presentaties.

De populairste vorm van deze software zijn de cloudgebaseerde toepassingen voor het delen van bestanden. Dit omdat in tegenstelling tot andere toepassingen, cloudgebaseerde toepassingen niet afhankelijk zin van lokale servers of netwerken. Met een cloudgebaseerde toepassing kunnen gebruikers bestanden versturen vanaf elk apparaat op elke locatie. En dat is nou precies wat we het afgelopen jaar zo hard nodig hadden.

De algemene eigenschappen van file sharing software

We zijn de tijd van simpele up- en download-modellen voorbij. De platforms voor het delen van documenten zitten vol features en functionaliteiten. Dit zijn de belangrijkste features die je van moderne file sharing software mag verwachten:

  • Bestandsoverdracht. Dit kan niet heel verrassend zijn. Bestandsoverdracht is de belangrijkste functionaliteit en maakt het mogelijk om bestanden van de ene naar de andere gebruiker over te dragen. De overdrachtsmethode, het gebruikersgemak en de snelheid zijn de belangrijkste zaken om naar te kijken bij het selecteren van de juiste tooling voor jouw organisatie.
  • Data opslag. Veel platforms hebben gecentraliseerde databases waar bestanden worden opgeslagen en kunnen worden overgedragen aan ontvangers. Hoeveel opslagruimte je nodig hebt hangt af van je organisatie. Als je team bijvoorbeeld vaak grote hoeveelheden data met elkaar deelt, kun je het beste kiezen voor een oplossing met onbeperkte opslagruimte.
  • Dashboards. De huidige generatie deelplatforms zijn vrijwel allemaal voorzien van dashboards die fungeren als een soort controlecentrum. In deze dashboards kun je bijvoorbeeld machtigingen beheren maar ook rapportages draaien en zaken monitoren.
  • Wachtwoordbeveiliging. Zodra een bestand online is gedeeld is het automatisch kwetsbaarder. Kies daarom voor een oplossing waarbij je kunt rekenen op betrouwbare beveiliging.
  • Gegevensherstel. Om te voorkomen dat cruciale bedrijfsinformatie verdwijnt zijn zaken als bestandsbeveiliging, herstel- en back-up-mogelijkheden cruciaal.
  • Versietracking. Wanneer je als team online bestanden deelt is het lastig om bij te houden welke versie de juiste is. Daarom houden deze oplossingen versies bij. Deze functie zorgt ervoor dat elke auteur en ontvanger de allernieuwste versie van een bestand heeft.
  • Integratie. Integratie is key binnen een digital workplace. Daarom zijn de tegenwoordige oplossingen op het gebied van file sharing, dusdanig ontwikkeld dat ze goed integreren met externe apps en programma’s. Zo blijven teams productief en efficiënt.

Wat zijn de beste platformen voor file sharing?

Zie je door de bomen het bos niet meer of weet je simpelweg niet waar je moet beginnen met zoeken? Wij zetten een aantal opties voor je op een rij. Afhankelijk van je wensen en eisen kun je kijken welke oplossing het beste past bij jouw organisatie.

  1. Google Drive
    Eén van de bekendste oplossingen is Google Drive, waarbij je 15GB gratis opslagruimte krijgt. Dit is ook een reden waarom Google Drive ook voor persoonlijke zaken wordt gebruikt. Google Drive biedt veel functionaliteiten; zo worden gegevens gesynchroniseerd op alle apparaten die aan het account gekoppeld zijn en worden wijzigingen automatisch opgeslagen. Ook kunnen machtigingen voor bekijken of bewerken ingesteld worden voor zowel collega’s als externe relaties. Natuurlijk kan een geïntegreerde zoekfunctie niet ontbreken, we hebben het hier immers over Google.
  2. Microsoft OneDrive (for business)
    Microsoft OneDrive is één van de meest populaire oplossingen voor het delen van bestanden. Net als bij Google Drive kun je ook bij OneDrive rekenen op synchronisatie, opslag en back-ups. En met de welbekende beveiligingsmaatregelen van Microsoft weet je zeker dat je gegevens veilig worden bewaard. Behalve Excel-, PowerPoint en Word-bestanden kun je ook snel en eenvoudig bestanden van Microsoft Teams of SharePoint aan OneDrive toevoegen.
  3. Dropbox Business
    Dropbox is één van eerste platforms voor het delen van bestanden. Hierdoor is het ook één van de meest populaire oplossingen. Dropbox wordt inmiddels door meer dan 500.000 miljoen mensen gebruikt en is de favoriete oplossing voor bedrijven als Yahoo, Spotify, Expedia en National Geographic.
    Bij Dropbox Business kun je rekenen op flexibele en uitgebreide opslagabonnementen, bestandsherstel, geautomatiseerde back-up, slimme synchronisatie en slimme integratie met meer dan 300.000 apps waaronder Salesforce, Jira, Trello, Gmail, Slack en Office365. Dit alles vanuit een super gebruiksvriendelijke interface.
  4. Box
    Ook Box helpt bedrijven samen te werken door het delen van bestanden. Wat hen onderscheidt van andere oplossingen zijn hun geautomatiseerde workflows en machine-learning-integraties om je bedrijfsprocessen te verbinden en te vereenvoudigen. Ook biedt het geavanceerde beveiliging en codering om je gegevens te beveiligen.
  5. Synology Drive
    Een andere toonaangevende oplossing voor het delen van bestanden is Synology Drive. Synology Drive is beschikbaar via webbrowsers op desktops en op mobiele iOS-/Android-apparaten. Zo kunnen teamleden altijd en overal bij hun bestanden.

Aan de slag met file sharing software?

Stel dan een lijst op met duidelijke features waar het aan moet voldoen. Alleen zo weet je zeker dat je de juiste oplossing kiest voor jouw organisatie.

Back To Top