Arbeider du med dokumenter manuelt? Det er her det kniper.

Det er allment kjent at man kan effektivisere produksjonsprosesser i fabrikker mye mer ved hjelp av standardisering. Derimot er det mindre kjent at bedrifter kan bruke en lignende tilnærming for å jobbe mer effektivt med bedriftsdokumenter. Vi forteller deg hvor flaskehalsene er når du arbeider med dokumenter manuelt og hvordan programvare utgjør forskjellen.

En bedrift som tar i bruk riktig programvare for å gjøre det enklere å jobbe med dokumenter, sparer ikke bare mye tid og penger, men unngår også at feil sniker seg inn i dokumentene og for eksempel skader omdømmet. God programvare for dokumentoppretting er nøkkelen til å øke avkastningen på investeringen (ROI). I mangel av slik programvare er det tre aspekter som ikke bare kompliserer arbeidet, men også gjør det unødvendig intensivt: manuell oppretting av nye dokumenter, ferdigstillelse av dem og unødvendige trinn i prosessen.

Utarbeide dokumenter manuelt

Å utarbeide dokumenter manuelt, altså uten at byggeklossene er automatiserte, er arbeidskrevende. Tenk for eksempel på et brev eller et tilbud som må være forsynt med signatur, generelle vilkår og handelskammernummer. Det koster mye tid. Du skal tross alt ikke bare samle alt, men også holde et godt øye med kvaliteten på helheten og kravene i lover og forskrifter. Når du automatiserer alt det ovennevnte, forsvinner disse byrdene.

Etterbehandling av dokumenter

Da bruker du tid på å gjøre ferdig et dokument. Du begynner på det, men fullfører ofte ikke jobben på én gang. Finner du riktig versjon neste gang? Du må ofte involvere kollegaer også fordi det er behov for konsultasjon om de ulike delene du ønsker å legge til filen.

Unødvendige skritt

Dessuten taper du tid på grunn av unødvendige skritt. De kommer snikende fordi det er så mange variabler å ta hensyn til. Det er fem varianter av et dokument, hvilken er den riktige? Bør HR se på det igjen fordi kontrakten som er utarbeidet ikke oppfyller kravene i tariffavtalen? Noen ganger avviser lønnsadministrasjonen halvparten av kontraktene for dette og må deretter gjennomgå dem. Og: stoler du på arbeidet som gjøres av avdelingen eller må du fortsatt involvere en advokat?

En advokat er også jevnlig utplassert som tilleggsinspektør. Oppfyller stevningen de prosedyrekravene? Det er svært uheldig om argumentene – selv om de er gyldige – ikke teller under høringen fordi stevningen ikke oppfyller disse kravene. Denne kontrollen kan også gjøres av noen andre når du bruker programvare som inkluderer alle deler av en stevning. På denne måten kan advokaten gjøre det han eller hun får betalt for: komme med en sterk bønn. Det sparer kostnader.

dStyle og dStyleDMS som løsning

Med programvareløsningene dStyle og dStyleDMS, som du kan lese mer om på nettstedet vårt, kan du unngå disse problemene. Dermed kan du øke avkastningen på investeringen (ROI) betydelig. Hvor mye? Det regner vi gjerne ut for deg. Vår erfaring viser at investeringen i programvareløsningen vår ofte er tjent inn igjen i løpet av en måned. Et regneeksempel: La oss si at fire hundre personer i organisasjonen din bruker to timer i måneden på å utarbeide kontrakter, det vil koste deg åtte hundre timer i lønnskostnader. Når du reduserer denne tiden til fem minutter, går det fort. Dette kan du oppnå med dStyle fordi du takket være automatiseringen har alle byggesteinene til dokumentene klare og kan hoppe over kontrolltrinnene. Tenk på tv-programmet på Discovery der du ser hvor raskt en bil ruller nedover samlebåndet. Slik kan det også være med oppretting av dokumenter.

Har du spørsmål? Ta kontakt nå

Har du spørsmål om våre produkter og/eller tjenester?
Ta kontakt med oss direkte.