Wat is SharePoint en hoe helpt het u samenwerken?
Wat is SharePoint?
Microsoft SharePoint is onderdeel van Microsoft 365 en biedt een veilige omgeving om in samen te werken, bestanden op te slaan en te delen. Iedereen met een Microsoft365-abonnement heeft toegang tot Microsoft SharePoint. In SharePoint kunnen meerdere mensen tegelijkertijd werken in één document. U begrijpt het al: SharePoint is onmisbaar binnen elke organisatie waarin je samen wilt werken, kennis wilt delen terwijl veiligheid geborgd is. Onmisbaar binnen elke digitale werkplek.
De mogelijkheden van SharePoint
In SharePoint kunt u eenvoudig documenten openen, opslaan, ordenen en delen. Dit kan vanaf elk apparaat, het enige dat u nodig heeft is een webbrowser. SharePoint is op veel verschillende mogelijkheden te configureren: zo kan SharePoint ook gebruikt worden voor het maken van een intranet- of extranet-oplossing, een website, een communicatieportal of een document management & -opslag. Het wordt inmiddels door meer dan 200.000 organisaties en 190 miljoen mensen gebruikt.
Beter samenwerken met SharePoint
We zeiden het al eerder: SharePoint is onmisbaar binnen elke organisatie waarin u samen wilt werken en kennis wilt delen. Maar waarom eigenlijk? Welke features van SharePoint zorgen er eigenlijk voor dat u nog makkelijker, beter, efficiënter en veiliger samenwerkt? Wij leggen het u uit.
Makkelijk machtigingen geven en krijgen
SharePoint is voorzien van een machtigingsstructuur, daardoor heb en geeft u makkelijk toestemming zodat jij en je collega’s samen aan bestanden kunnen werken.
Samenwerken interne en externe relaties
U kunt niet alleen machtigingen verlenen aan collega’s, ook externe relaties kunnen gemachtigd worden tot jullie documenten. Zo kun je samen met collega’s en relaties van buiten jullie organisatie aan bestanden werken. Natuurlijk heb je er altijd zelf controle over tot welke mappen en bestanden u toegang geeft.
Met meerdere mensen tegelijk aan een bestand werken
Samenwerken in bestanden gaat vervolgens erg gemakkelijk. Een document kan namelijk door meerdere mensen tegelijkertijd geopend én bewerkt worden. U ziet vrijwel live, in ieder geval binnen 0,5 seconden, wat je collega heeft aangepast in het document.
Versiegeschiedenis
U ziet dat je collega iets heeft aangepast in een bestand, maar je ziet ook dat er een fout gemaakt is. Geen punt: SharePoint is voorzien van versiegeschiedenis waardoor u met één druk op de knop een versie terug gaat.
Documentlinks met elkaar delen in plaats van grote bijlages per email
SharePoint is een website, daardoor hoeft u geen complete documenten maar slechts een link van het bestand naar elkaar te sturen. Dit scheelt nogal wat opslagruimte! Daarnaast weet je zeker dat de ontvanger altijd de laatste versie in handen heeft en bewaak je het versiebeheer.
Online en offline
Internetstoring of zit u in the middle of nowhere zonder enig signaal? Geen zorgen, je kunt nog steeds in en bij al je documenten en bestanden. Zodra uw device weer internet heeft worden alle wijzigingen automatisch doorgevoerd. Je kunt dus overal zorgeloos doorwerken, internet of niet.
Teams en SharePoint
Gebruikt uw organisatie al Microsoft Teams? Dan komt bovenstaand verhaal u ongetwijfeld bekend voor. Dat komt omdat SharePoint de content service is voor Teams. Voor het onderdeel ‘documenten’ (files) in Teams, wordt gebruik gemaakt van SharePoint. U kunt dus vanuit Teams bestanden openen in SharePoint en andersom.
dStyle365, dStyle365 DMS en SharePoint
Onze oplossingen integreren naadloos met Microsoft 365. Daarmee werkt het vlekkeloos samen met alle Microsoft 365-applicaties als PowerPoint, Outlook, Teams en SharePoint.
Hulp nodig?
Wilt u meer weten over SharePoint en hoe het uw organisatie kan helpen? Als officieel Microsoft Gold Partner helpen wij u graag. Neem daarvoor alleen even contact met ons op.
