skip to Main Content
Versiebeheer: Wat Is Het En Wat Heb Je Eraan?

Versiebeheer: wat is het en wat heb je eraan?

Versiebeheer is simpel gezegd het realtime bijhouden van veranderingen in bestanden. Hierdoor wordt inzichtelijk wie welke wijziging wanneer heeft aangebracht. Daarnaast kun je met versiebeheer te allen tijde een specifieke versie opvragen en inzien. Met versiebeheer kun je wijzigingen tussen twee versies bekijken, zien wie wat heeft aangepast en veranderingen ongedaan maken door een versie terug te gaan. Aanpassingen en fouten kunnen dus niet alleen herleid, maar ook teruggedraaid worden wanneer er een fout is gemaakt.  

Zie je bijvoorbeeld dat een collega een fout heeft gemaakt, dan kun je met één druk op de knop een versie teruggaan zodat alles weer goed staat.  

Het belang van versiebeheer

Wanneer er wordt samengewerkt, zijn al snel meerdere mensen bezig met een document. Zelden is een offerte, een rapport of een handleiding een one man job. Vaak geeft de ene collega een voorzetje, werkt de ander de draft uit, checkt de volgende collega of alle zaken benoemd zijn en zet je marketing-collega nog even de puntjes op de i. Je raadt het al: voor je het weet zwerven er verschillende versies van een document door de organisatie. En daarin schuilt gevaar. Want hoe weet je zeker welke versie is goedgekeurd en hoe weet je zeker dat je volgens de definitieve versie aan het werk bent?  

De risico’s van geen versiebeheer

Waarschijnlijk kun je je een voorstelling maken van wat er allemaal mis kan gaan wanneer je als organisatie het versiebeheer niet op orde hebt; de foutgevoeligheid neemt toe en misverstanden ontstaan vaker. Stel je bijvoorbeeld voor wat er kan gebeuren wanneer één van je medewerkers een offerte baseert op achterhaalde informatie, of afspraken maakt met een klant op basis van verkeerde prijzen. Dit zorgt niet alleen voor irritatie en ontevredenheid maar het kost ook veel geld, tijd en energie.  

Versiebeheer is onmisbaar in een Document Management Systeem

Versiebeheer is één van de basisfunctionaliteiten van een Document Management Systeem (DMS). In de basis komt de functie van een DMS neer op het beschikbaar maken van informatie aan de juiste persoon op het juiste moment. Zonder versiebeheer is dit niet mogelijk, je bent er dan immers niet zeker van of de juiste informatie wordt doorgegeven. 

Je kunt versiebeheer op alle soorten documenten toepassen, denk aan offertes of contracten. Maar ook aan documenten die vaak gebruikt worden binnen je organisatie zoals workflows, brochures, handleidingen enzovoort. Met versiebeheer weet je zeker dat iedereen altijd in de juiste versie aan het werk is, dat iedereen altijd volgens de juiste informatie werkt, leg je vast wat er met een document gebeurt en kun je altijd een oudere versie opvragen en inzien. Versiebeheer is daarom een essentieel onderdeel van een Document Management Systeem (DMS). 

De voordelen van versiebeheer

  • Tijdswinst: niet langer zoeken naar de juiste versie van een document.
  • Je hebt altijd de meest recente, actuele versie voor je.
  • Niet meer per ongeluk werken in een oude of verkeerde versie.
  • De juiste informatie is gemakkelijker te delen.
  • Je hoeft geen documenten meer met elkaar te vergelijken om verschillen te spotten.
  • Je hebt minder opslagruimte nodig omdat er geen lokaal opgeslagen kopieën van documenten zijn.
  • Je kunt eenvoudig oudere versies van het document bekijken. 
  • Altijd inzicht in wie wanneer welke wijzigingen heeft gedaan.
  • Versienummers worden automatisch aangepast, dit hoeft niet meer handmatig.
  • En natuurlijk; door dit alles werk je makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig samen. 

Kunnen wij je helpen met versiebeheer?

Heb je vragen over versiebeheer of wil je meer weten over een Document Management Systeem? Als officieel Microsoft Partner staan we klaar om je vragen te beantwoorden en je te adviseren over de voor jouw organisatie beste oplossing. Neem contact met ons op, onze consultants helpen je graag! 

Back To Top