skip to Main Content
Koppelingen Leiden Tot Winst, Efficiency En Kwaliteit

Koppelingen leiden tot winst, efficiency en kwaliteit

Automatiseren: doen overschakelen op een productiewijze waarbij handwerk vervangen is door computers, schrijft de Dikke van Dale. En de ontwikkelingen in de automatisering gaan snel, heel snel. Het tempo is niet langer dat van een mooie ontdekkingstocht, maar eerder dat van een 200 meter-sprint van Daphne Schippers.

Want met automatiseren is veel winst te behalen. Die ligt besloten in twee belangrijke kenmerken: de intelligentie van, en de communicatie tussen systemen. Zij leiden naar winst in efficiency, tijd, kwaliteit en gebruikersgemak. Kijk bijvoorbeeld naar wat de slimheid en het communicatievermogen van het documentcreatieprogramma dStyle365 van Documentaal voor bedrijven betekent. Onze partner Epona biedt hetzelfde programma onder de naam LegalWorld aan aan juridische professionals.

Koppeling

dStyle (en dus ook LegalWord) kent koppelingen met relatiebeheer- en documentbeheerprogramma’s. Voor veel gebruikte applicaties – ContactManager en DMSforLegal van Epona, Dynamics van Microsoft, iManage – is die koppeling standaard in dStyle opgenomen. Voor andere CRM- en DMS-programma’s hebben de softwarespecialisten van Documentaal de koppeling op maat geschreven. Zij kunnen met praktisch elk CRM- en DMS-programma een dergelijke koppeling maken.
In CRM- en DMS-programma’s ligt informatie opgeslagen. Niet alleen de bekende NAW-gegevens, maar álle data die voor dossiervorming nodig zijn. Denk aan de KvK-inschrijving, de juridische structuur, datum van hoorzittingen, dossiernummers, e-mails, andere correspondentie en nog veel meer.

Gebruik maken

Bij het creëren van een document maakt dStyle gebruik van die gegevens. dStyle genereert brieven, contracten, overeenkomsten, e-mails, enzovoort. Voor elk geschrift bestaat een apart sjabloon, toegesneden op de huisstijl van de organisatie.
De gebruiker van dStyle selecteert een te maken document en voert een kenmerk in: een nummer van het dossier, de naam van een bedrijf. dStyle haalt vervolgens automatisch alle gegevens die in het betreffende document moeten worden gebruikt op uit de gelinkte programma’s.

Metadata

dStyle weet precies welke gegevens een document nodig heeft en plaatst deze op de juiste plek in het document. Daarvoor maakt het gebruik van metadata: gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. Die metadata zorgen ervoor dat de gegevens op de juiste plaats in het document komen.

Voordelen

De voordelen zullen duidelijk zijn. Geen tijd verspillen aan het overtikken van gegevens. Fouten uitsluiten die ontstaan door overtikken. Tevredenheid onder medewerkers omdat zij niet voor de zoveelste keer gegevens hoeven over te typen. Geen achterhaalde of foute gegevens door copy/paste uit oude documenten. Eenduidig gebruik van de data in alle documenten. Kortom: een enorme kwaliteitsslag.

Up to date

Er is alles aan gelegen om die gegevens up to date te hebben en te houden. Dat is in het belang van de organisatie omdat zij kwaliteit wil leveren. Maar ook van de medewerker die moet kunnen vertrouwen op de juistheid van de gegevens. Dat vraagt om discipline in de organisatie. Als een medewerker een foutje ontdekt, is het zaak om dat direct te corrigeren. dStyle heeft daarvoor een mooie functie: met de ‘edit CRM’-knop kan de medewerker die fout direct herstellen. Niet alleen in het betreffende document, maar daarmee automatisch ook in het beheerprogramma waaruit dStyle dat gegeven heeft gehaald.

Opslaan

Metadata staan ook aan de basis van de opslag van documenten. En ook dat gebeurt automatisch: dStyle herkent aan die metadata in welk dossier het document thuis hoort en slaat het zelf op. Grote voordeel: de volgende gebruiker hoeft zich niet door een complexe boomstructuur te worstelen om het document te vinden. Hij zal – net als de eerste gebruiker – bij het selecteren van een documentsoort en het intikken van een naam of nummer direct in het juiste dossier terechtkomen.

Andere programma’s

De koppelingsmogelijkheden blijven niet beperkt tot relatiebeheerprogramma’s en documentbeheerprogramma’s. Andere programma’s – urenregistratie, facturatie, boekhouding, human resources – zijn ook aan dStyle én onderling te linken. Ook die koppelingen zullen tot winst in efficiency, tijd, kwaliteit en gebruikersgemak leiden.
En nieuwe mogelijkheden zullen zich in recordtijd blijven aandienen…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back To Top