I collegamenti portano a profitti, efficienza e qualità
Automatizzare: passare a un modo di produzione in cui il lavoro manuale è sostituito dai computer, scrive il Dikke van Dale. E gli sviluppi dell'automazione sono veloci, molto veloci. Il ritmo non è più quello di un bel viaggio di scoperta, ma piuttosto quello di uno sprint di 200 metri di Daphne Schippers.
Perché c'è molto da guadagnare dall'automazione. Ciò è dovuto a due caratteristiche importanti: l'intelligenza dei sistemi e la comunicazione tra di essi. Essi consentono di guadagnare in efficienza, tempo, qualità e facilità d'uso. Per esempio, guardate cosa significa per le aziende l'intelligenza e la potenza comunicativa del programma di creazione di documenti dStyle365 di Documentaal. Il nostro partner Epona offre lo stesso programma ai professionisti del settore legale con il nome di LegalWorld.
Frizione
dStyle (e quindi anche LegalWord) è collegato a programmi di gestione delle relazioni con i clienti e di gestione dei documenti. Per le applicazioni più utilizzate - ContactManager e DMSforLegal di Epona, Dynamics di Microsoft, iManage - questo collegamento è incluso in dStyle come standard. Per altri programmi CRM e DMS, gli specialisti software di Documentaal hanno scritto un link personalizzato. Possono creare questo collegamento praticamente con qualsiasi programma CRM e DMS.
Le informazioni vengono archiviate nei programmi CRM e DMS. Non solo il nome e l'indirizzo, ma tutti i dati necessari per la creazione del dossier. Si pensi all'iscrizione alla Camera di commercio, alla struttura giuridica, alla data delle udienze, ai numeri di fascicolo, alle e-mail, ad altra corrispondenza e molto altro ancora.
Utilizzo di
Quando si crea un documento, dStyle utilizza questi dati. dStyle genera lettere, contratti, accordi, e-mail e così via. Per ogni documento esiste un modello separato, adattato allo stile dell'organizzazione.
L'utente di dStyle seleziona un documento da creare e inserisce un attributo: un numero di file, il nome di un'azienda. dStyle recupera quindi automaticamente tutti i dati da utilizzare nel documento in questione dai programmi collegati.
Metadati
dStyle sa esattamente di quali dati ha bisogno un documento e li colloca al posto giusto nel documento. Per farlo, utilizza i metadati: dati che descrivono le caratteristiche di alcuni dati. In realtà si tratta di dati su dati. I metadati assicurano che i dati siano collocati al posto giusto nel documento.
Vantaggi
I vantaggi saranno evidenti. Non si perde tempo a digitare i dati. Eliminazione degli errori causati dalla riscrittura. Soddisfazione dei dipendenti che non devono riscrivere i dati per l'ennesima volta. Nessun dato obsoleto o errato dovuto a copia/incolla da vecchi documenti. Uso uniforme dei dati in tutti i documenti. In breve: un enorme miglioramento della qualità.
Aggiornato
È importante avere e mantenere aggiornati questi dati. Questo è nell'interesse dell'organizzazione, che vuole garantire la qualità. Ma anche nell'interesse del dipendente che deve poter fare affidamento sulla correttezza dei dati. Ciò richiede disciplina all'interno dell'organizzazione. Se un dipendente scopre un errore, è importante che lo corregga immediatamente. dStyle ha un'ottima funzione per questo: il pulsante "modifica CRM" consente al dipendente di correggere immediatamente l'errore. Non solo nel documento in questione, ma anche automaticamente nel programma gestionale da cui dStyle ha estratto i dati.
Risparmiare
I metadati sono anche la base per l'archiviazione dei documenti. Anche questo avviene automaticamente: dStyle riconosce dai metadati a quale file appartiene il documento e lo salva da solo. Il grande vantaggio è che l'utente successivo non deve districarsi in una complessa struttura ad albero per trovare il documento. Come per il primo utente, selezionando un tipo di documento e digitando un nome o un numero si arriva direttamente al file giusto.
Altri programmi
Le possibilità di collegamento non si limitano ai programmi di gestione delle relazioni con i clienti e di gestione dei documenti. Anche altri programmi - registrazione delle ore, fatturazione, contabilità, risorse umane - possono essere collegati a dStyle e tra loro. Questi collegamenti porteranno anche a guadagni in termini di efficienza, tempo, qualità e facilità d'uso.
E nuove possibilità continueranno a presentarsi a tempo di record...
