Controllo delle versioni: cos'è e cosa fa per voi?

Il controllo delle versioni è semplicemente il in tempo reale in tempo reale delle modifiche ai file. In questo modo è possibile sapere chi ha apportato una determinata modifica e quando. La gestione delle versioni consente inoltre di di recuperare una versione specifica in qualsiasi momento.pversione in qualsiasi momento. Con la gestione delle versioni, è possibile visualizzare le modifiche tra due versioni, vedere chi ha cambiato cosa e annullare le modifiche tornando indietro di una versione. Le modifiche e gli errori possono quindi essere non solo rintracciati, ma anche annullati quando si è commesso un errore. Ad esempio, se vi accorgete che un collega ha commesso un errore, potete tornare indietro di una versione con un solo clic, in modo che tutto sia di nuovo corretto.

L'importanza del controllo di versione

Quando si lavora insieme, più persone lavorano presto su un documento. Raramente un preventivo, una relazione o un manuale sono un pezzo unico. uno lavoro da uomo. Spesso un collega fa la prima mossa, un altro elabora la bozza, il successivo controlla se sono stati fatti tutti i punti e infine il collega del marketing apporta gli ultimi ritocchi al documento. collega di marketing dà il tocco finale. Avete indovinato: prima che ve ne rendiate conto, diverse versioni di un documento si aggirano per l'organizzazione. E qui sta il pericolo. Perché come si fa a sapere con certezza quale versione è stata approvata e come si fa a sapere con certezza che si stanno seguendo le regole?s la versione definitiva?

I rischi dell'assenza di controllo di versione

Potete probabilmente immaginare tutte le cose che possono andare storte quando un'organizzazione non ha la gestione delle versioni in ordine.; da suscettibilità all'errore aumenta e i malintesi si verificano più spesso. Immaginate, ad esempio, cosa può accadere quando uno dei vostri dipendenti basa un'offerta su informazioni non aggiornate, o prende accordi con un cliente sulla base di prezzi errati. Questo non solo provoca irritazione e insoddisfazione, ma costa anche molto denaro, tempo ed energia. tempo ed energia.

Il controllo delle versioni è indispensabile in un sistema di gestione dei documenti

Il controllo delle versioni è una delle funzionalità di base di un sistema di gestione dei documenti (DMS). Fondamentalmente, la funzione di un DMS si riduce a rendere le informazioni disponibili alla persona giusta al momento giusto. Senza il controllo delle versioni, questo non è possibile; dopo tutto, non si può essere certi che il documento giuste informazioni giuste. È possibile applicare la gestione delle versioni a tutti i tipi di documenti, come le offerte o i contratti. Ma anche a documenti spesso utilizzati all'interno della vostra organizzazione, come ad esempio flussi di lavoroopuscoli, manuali e così via. e così via. Con la gestione delle versioni, potete essere certi che tutti lavorino sempre nella versione corretta, che tutti che ognuno lavori sempre in base alle informazioni corrette, che si registri ciò che accade a un documento e che si possa sempre richiedere una versione precedente e invista. La gestione delle versioni è quindi una parte essenziale di un sistema di gestione dei documenti (DMS).

I vantaggi del controllo di versione

• Risparmio di tempo: niente più ricerca della versione corretta di un documento;
• Avete sempre le ultime novitàcorrente versione di fronte a voi;
• Non è più possibile lavorare accidentalmente con una versione vecchia o sbagliata;
• Le informazioni giuste sono più facili da condividere;
• Non è più necessario confrontare i documenti per individuare le differenze;
• È necessario meno spazio di archiviazione perché non ci sono copie dei documenti archiviate localmente;
• È possibile visualizzare facilmente le versioni precedenti del documento;
• Sempre ichi ha apportato le modifiche e quando;
• I numeri di versione vengono aggiornati automaticamente, non è necessario farlo manualmente;
• E, naturalmente, tutto questo rende la collaborazione più facile, più efficiente e meno soggetta a errori.

Possiamo aiutarvi con il controllo delle versioni?

Avete domande sul controllo delle versioni o volete saperne di più su un sistema di gestione dei documenti? In qualità di partner ufficiale Microsoft, siamo pronti a rispondere alle vostre domande e a consigliarvi la soluzione migliore per la vostra organizzazione. Contattateci o richiedete una demo gratuita: i nostri consulenti saranno lieti di aiutarvi.!