gå til hovedinnhold
Lenker fører til fortjeneste, effektivitet og kvalitet

Lenker fører til profitt, effektivitet og kvalitet

Automatisering: overgang til en produksjonsmetode der manuelt arbeid er erstattet av datamaskiner, skriver De Dikke van Dale. Og utviklingen innen automatisering går fort, veldig fort. Tempoet er ikke lenger en vakker oppdagelsesreise, men snarere som en 200 meter sprint av Daphne Schippers.

For med automatisering kan det tjenes mye. Dette er antydet i to viktige egenskaper: intelligensen til og kommunikasjonen mellom systemene. De fører til gevinster i effektivitet, tid, kvalitet og brukervennlighet. Se for eksempel på hva smartheten og kommunikasjonskraften til Documentaals dokumentskapingsprogram dStyle365 betyr for bedrifter. Vår partner Epona tilbyr det samme programmet til jurister under navnet LegalWorld.

Kløtsj

dStyle (og derfor LegalWord) har koblinger til relasjonsadministrasjon og dokumenthåndteringsprogrammer. For ofte brukte applikasjoner – ContactManager og DMSforLegal fra Epona, Dynamics fra Microsoft, iManage – er denne lenken inkludert som standard i dStyle. Documentaals programvarespesialister har skrevet lenken til andre CRM- og DMS-programmer. De kan opprette en slik kobling med praktisk talt alle CRM- og DMS-program.
Informasjon lagres i CRM- og DMS-programmer. Ikke bare kjent navn og adresse, men alle data som kreves for fildannelse. Tenk på handelskammerregistreringen, den juridiske strukturen, dato for høringer, filnumre, e-post, annen korrespondanse og mye mer.

Bruk

Når du oppretter et dokument, bruker dStyle disse dataene. dStyle genererer brev, kontrakter, avtaler, e-poster og så videre. Det er en egen mal for hvert dokument, skreddersydd for bedriftsidentiteten til organisasjonen.
dStyle-brukeren velger et dokument som skal opprettes og skriver inn en referanse: et nummer på filen, navnet på et selskap. dStyle henter da automatisk all data som skal brukes i det respektive dokumentet fra de koblede programmene.

Metadata

dStyle vet nøyaktig hvilke data et dokument trenger og plasserer dem på rett plass i dokumentet. Den bruker metadata for dette: data som beskriver egenskapene til visse data. Så det er faktisk data om data. Disse metadataene sikrer at dataene plasseres på rett plass i dokumentet.

Fordeler

Fordelene vil være åpenbare. Ikke kast bort tid på å skrive inn data på nytt. Ekskluder feil forårsaket av overskriving. Medarbeidertilfredshet fordi de ikke trenger å skrive inn data på nytt for femtende gang. Ingen utdaterte eller feilaktige data på grunn av copy/paste fra gamle dokumenter. Entydig bruk av dataene i alle dokumenter. Kort sagt: en enorm kvalitetsforbedring.

Oppdatert

Alt gjøres for å ha og holde disse dataene oppdatert. Dette er i organisasjonens interesse fordi den ønsker å levere kvalitet. Men også av den ansatte som må kunne stole på riktigheten av dataene. Det krever disiplin i organisasjonen. Dersom en ansatt oppdager en feil, er det viktig å rette den opp umiddelbart. dStyle har en fin funksjon for dette: med 'rediger CRM'-knappen kan den ansatte umiddelbart rette opp feilen. Ikke bare i det aktuelle dokumentet, men også automatisk i administrasjonsprogrammet som dStyle har hentet disse dataene fra.

Lagre

Metadata danner også grunnlaget for lagring av dokumenter. Og det skjer også automatisk: dStyle gjenkjenner fra metadata hvilken fil dokumentet tilhører og lagrer det selv. Stor fordel: neste bruker trenger ikke slite seg gjennom en kompleks trestruktur for å finne dokumentet. Akkurat som den første brukeren vil han umiddelbart havne i riktig fil når han velger en dokumenttype og skriver inn navn eller nummer.

Andre programmer

Koblingsalternativene er ikke begrenset til relasjonsstyringsprogrammer og dokumenthåndteringsprogrammer. Andre programmer – timeregistrering, fakturering, regnskap, personal – kan også knyttes til dStyle og til hverandre. Disse koblingene vil også føre til gevinster i effektivitet, tid, kvalitet og brukervennlighet.
Og nye muligheter vil fortsette å dukke opp på rekordtid...

Tilbake til toppen