Linkit johtavat voittoon, tehokkuuteen ja laatuun

Automaatio: siirtyminen tuotantomenetelmään, jossa manuaalinen työ on korvattu tietokoneilla, kirjoittaa de Dikke van Dale. Ja automaation kehitys etenee nopeasti, erittäin nopeasti. Tahti ei ole enää kauniin löytöretken vauhti, vaan Daphne Schippersin 200 metrin sprintin vauhti.

Koska automaatiolla on paljon voittoa. Tämä on upotettu kahteen tärkeään ominaisuuteen: järjestelmien älykkyyteen ja väliseen viestintään. Ne johtavat tehokkuuden, ajan, laadun ja helppokäyttöisyyden lisääntymiseen. Katso esimerkiksi, mitä Documentaalin asiakirjanluontiohjelman dStyle365 älykkyys ja viestintäkyky tarkoittaa yrityksille. Kumppanimme Epona tarjoaa saman ohjelman nimellä LegalWorld lakialan ammattilaisille.

Kytkin

dStylellä (ja siten myös LegalWordilla) on yhteyksiä suhteiden hallinta- ja dokumenttienhallintaohjelmiin. Usein käytetyissä sovelluksissa – ContactManager ja DMSforLegal Eponalta, Dynamics Microsoftilta, iManagelta – tämä linkki sisältyy oletusarvoisesti dStyleen. Muiden CRM- ja DMS-ohjelmien osalta Documentaalin ohjelmistoasiantuntijat ovat kirjoittaneet linkin mitattavaksi. He voivat tehdä tällaisen linkin käytännöllisesti katsoen mihin tahansa CRM- ja DMS-ohjelmaan.
Tiedot tallennetaan CRM- ja DMS-ohjelmiin. Ei vain tunnettuja nimi- ja osoitetietoja, vaan kaikki tiedot, joita tarvitaan tiedostojen muodostamiseen. Ajatelkaa kauppakamarin rekisteröintiä, oikeudellista rakennetta, kuulemisten päivämäärää, tiedostonumeroita, sähköposteja, muuta kirjeenvaihtoa ja paljon muuta.

Käytä

Kun luot asiakirjaa, dStyle käyttää näitä tietoja. dStyle luo kirjeitä, sopimuksia, sopimuksia, sähköposteja ja niin edelleen. Jokaiselle kirjoitukselle on erillinen malli, joka on räätälöity organisaation yritysidentiteetin mukaan.
dStyle-käyttäjä valitsee luotavan asiakirjan ja syöttää määritteen: tiedoston numeron, yrityksen nimen. dStyle hakee sitten linkitetyistä ohjelmista automaattisesti kaikki asiaankuuluvassa asiakirjassa käytettävät tiedot.

Metatieto

dStyle tietää tarkalleen, mitä tietoja asiakirja tarvitsee, ja sijoittaa ne oikeaan paikkaan asiakirjassa. Tätä tarkoitusta varten se käyttää metatietoja: tietoja, jotka kuvaavat tiettyjen tietojen ominaisuuksia. Joten se on itse asiassa tietoja tiedoista. Nämä metatiedot varmistavat, että tiedot saavuttavat oikean paikan asiakirjassa.

Etuja

Hyödyt ovat ilmeisiä. Älä tuhlaa aikaa tietojen kirjoittamiseen. Sulje pois ylikytkennän aiheuttamat virheet. Työntekijöiden tyytyväisyys, koska heidän ei tarvitse kirjoittaa tietoja uudelleen ties kuinka monennen kerran. Ei vanhentuneita tai virheellisiä tietoja, jotka johtuvat kopioinnista/ liittämisestä vanhoista asiakirjoista. Tietojen yksiselitteinen käyttö kaikissa asiakirjoissa. Lyhyesti sanottuna: valtava laadun paraneminen.

Ajan tasalla

Pyrimme kaikin tavoin saamaan nämä tiedot ajan tasalle ja pitämään ne ajan tasalla. Tämä on organisaation edun mukaista, koska se haluaa tarjota laatua. Mutta myös työntekijältä, jonka on voitava luottaa tietojen tarkkuuteen. Tämä vaatii kurinalaisuutta organisaatiossa. Jos työntekijä havaitsee virheen, on tärkeää korjata se välittömästi. dStylessä on mukava toiminto tähän: 'muokkaa CRM'-painiketta, työntekijä voi korjata virheen välittömästi. Ei vain asiaankuuluvassa asiakirjassa, vaan myös automaattisesti hallintaohjelmassa, josta dStyle on poiminut nämä tiedot.

Säästää

Metatiedot ovat myös asiakirjojen tallennuksen perustana. Ja se tapahtuu myös automaattisesti: dStyle tunnistaa siitä metatiedoista, mihin tiedostoon asiakirja kuuluu, ja tallentaa sen itse. Suuri etu: seuraavan käyttäjän ei tarvitse kamppailla monimutkaisen puurakenteen läpi löytääkseen asiakirjan. Aivan kuten ensimmäinen käyttäjä, hän päätyy heti oikeaan tiedostoon, kun valitset asiakirjatyypin ja kirjoitat nimen tai numeron.

Muut ohjelmat

Linkitysominaisuudet eivät rajoitu suhteiden hallintatyökaluihin ja asiakirjojen hallintaohjelmiin. Muut ohjelmat – aikarekisteröinti, laskutus, kirjanpito, henkilöstöresurssit – voidaan myös linkittää dStyleen ja ne voidaan yhdistää toisiinsa. Nämä linkit johtavat myös tehokkuuden, ajan, laadun ja helppokäyttöisyyden lisääntymiseen.
Ja uusia mahdollisuuksia ilmaantuu edelleen ennätysajassa...