DMS: zo werkt het en dit is wanneer u ervoor kiest

DMS staat voor Document Management Systeem en is de oplossing in deze digitale wereld waarin we elke dag te maken krijgen met meer en meer data en datastromen. Een DMS zorgt ervoor dat medewerkers altijd en overal kunnen beschikken over de juiste informatie. Het zorgt ervoor dat deze informatie eenvoudig vindbaar is, altijd geactualiseerd is en veilig opgeslagen is op één centrale plek. Cruciaal voor soepele bedrijfsprocessen en onmisbaar in deze digitale transformatie en de digitale werkplek. In deze blog vertellen we u hoe een Document Management Systeem werkt en wanneer uw organisatie eraan toe is.

Hoe werkt een DMS?

Een steeds verder groeiende stapel aan documenten, opgeslagen op verschillende plekken waardoor lang niet iedereen altijd snel en makkelijk bij het juiste document kan komen. Niet alleen irritant en tijdrovend, het beïnvloedt ook de communicatie en samenwerking met klanten en leveranciers. Herkenbaar? Tijd voor een Document Management Systeem! Een DMS beheert de informatie- en communicatiestromen binnen uw organisatie. Alles digitaal opgeslagen op één centrale omgeving. In ons DMS voor SharePoint kunt u eenvoudig documenten openen, opslaan, ordenen en delen. Dankzij de machtigingsstructuur en versiebeheer bepaalt u niet alleen wie wel of geen toegang tot bepaalde documenten heeft, u weet ook zeker dat er altijd in de juiste versie gewerkt wordt en iedereen de meest up-to-date informatie heeft. Een DMS helpt uw documenten goed en duidelijk op te slaan en zorgt ervoor dat documentstromen efficiënt ingericht worden. Dit alles vanaf elke locatie, vanaf elk apparaat.

Wanneer kiest u voor een DMS?

Simpel gezegd: wanneer u merkt dat u het overzicht kwijtraakt en dit graag terug wil. Maar, er zijn nog meer signalen dat uw organisatie toe is aan een DMS:

• Er worden (teveel) fouten gemaakt bij het verwerken van alle documenten;
• Medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste documenten en informatie doordat alle documenten her en der opgeslagen zijn;
• U haalt niet genoeg uit alle data die u verzamelt. Dit omdat het op allerlei verschillende plekken staat opgeslagen. Een DMS brengt alle informatie op de juiste plek samen. Daarmee maakt een DMS het mogelijk om makkelijk commerciële informatie te verkrijgen, denk aan bijvoorbeeld bestelvoorkeuren, koopgedrag of klantprofielen;
• Uw huidige documentenopslag is een belangrijke kostenpost door de hoeveelheid papier, printkosten en de archiefruimte die het in beslag neemt;
• De documenten en data komen sneller binnen dan dat u ze kunt verwerken;
• Er wordt verkeerde en/of verouderde informatie gebruikt of verstuurd doordat er verschillende versies rondzwerven door de organisatie. Het versiebeheer van ons DMS voorkomt dit.

Heeft u vragen over ons DMS voor SharePoint of wilt u weten wat het voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op, onze consultants staan klaar om u te helpen!