DMS: Näin se toimii ja tämä on silloin, kun valitset sen

DMS on lyhenne sanoista Document Management System (asiakirjahallintajärjestelmä ), ja se on ratkaisu tässä digitaalisessa maailmassa, jossa joudumme käsittelemään päivittäin yhä enemmän tietoja ja tietovirtoja. DMS varmistaa, että työntekijät saavat aina ja kaikkialla käyttöönsä oikeat tiedot. Se varmistaa, että tiedot ovat helposti löydettävissä, aina ajan tasalla ja turvallisesti tallennettuina yhteen keskitettyyn paikkaan. Ratkaisevaa sujuvien liiketoimintaprosessien kannalta ja välttämätöntä tässä digitaalisessa muutoksessa ja digitaalisessa työpaikassa. Tässä blogissa kerromme, miten asiakirjahallintajärjestelmä toimii ja milloin organisaatiosi on valmis siihen.

Miten DMS toimii?

Jatkuvasti kasvava kasa asiakirjoja, joita säilytetään eri paikoissa, joten kaikki eivät aina pääse käsiksi oikeaan asiakirjaan nopeasti ja helposti. Se ei ole vain ärsyttävää ja aikaa vievää, vaan vaikuttaa myös viestintään ja yhteistyöhön asiakkaiden ja toimittajien kanssa. Tunnistettavissa? Asiakirjahallintajärjestelmän aika! DMS-järjestelmä hallitsee organisaatiosi tieto- ja viestintävirtoja. Kaikki tallennetaan digitaalisesti yhteen keskusympäristöön. SharePointin DMS-järjestelmässämme voit helposti avata, tallentaa, järjestää ja jakaa asiakirjoja. Valtuutusrakenteen ja versiohallinnan ansiosta et ainoastaan määritä, kenellä on tai ei ole pääsyä tiettyihin asiakirjoihin, vaan voit myös olla varma, että käytössä on aina oikea versio ja että kaikilla on ajantasaisin tieto. DMS auttaa sinua säilyttämään asiakirjasi asianmukaisesti ja selkeästi ja varmistaa, että asiakirjavirrat on järjestetty tehokkaasti. Kaikki tämä mistä tahansa paikasta ja millä tahansa laitteella.

Milloin valitset DMS:n?

Yksinkertaisesti sanottuna: kun huomaat, että menetät yleiskatsauksen ja haluat palauttaa sen. Mutta on vielä enemmän merkkejä siitä, että organisaatiosi on valmis DMS: ään:

• (Liian monta) virhettä tehdään käsiteltäessä kaikkia asiakirjoja;
• Työntekijät viettävät paljon aikaa oikeiden asiakirjojen ja tietojen etsimiseen, koska kaikki asiakirjat tallennetaan sinne tänne;
• Et saa tarpeeksi kaikista keräämistäsi tiedoista. Tämä johtuu siitä, että sitä säilytetään kaikenlaisissa eri paikoissa. DMS tuo kaiken tiedon yhteen oikeaan paikkaan. Näin DMS-järjestelmä voi helposti saada kaupallisia tietoja, kuten tilausmieltymyksiä, ostokäyttäytymistä tai asiakasprofiileja.
• Nykyinen asiakirjavarastosi on tärkeä kustannuserä paperimäärän, tulostuskustannusten ja sen viemän arkistotilan vuoksi;
• Asiakirjat ja tiedot saapuvat nopeammin kuin pystyt käsittelemään niitä;
• Virheellisiä ja/tai vanhentuneita tietoja käytetään tai lähetetään, koska eri versiot vaeltavat ympäri organisaatiota. DMS:n versionhallinta estää tämän.

Onko sinulla kysyttävää DMS for SharePointista tai haluatko tietää, mitä se voi tehdä organisaatiollesi? Ota yhteyttä , konsulttimme ovat valmiita auttamaan sinua!