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DMS: come funziona e quando sceglierlo

DMS: ecco come funziona e quando lo si sceglie

DMS è l'acronimo di Document Management System (sistema di gestione dei documenti ) ed è la soluzione in questo mondo digitale in cui dobbiamo gestire sempre più dati e flussi di dati ogni giorno. Un DMS garantisce che i dipendenti abbiano sempre e ovunque accesso alle informazioni giuste. Assicura che queste informazioni siano facili da trovare, sempre aggiornate e archiviate in modo sicuro in un'unica posizione centrale. È un elemento cruciale per la fluidità dei processi aziendali e indispensabile in questa trasformazione digitale e nel luogo di lavoro digitale. In questo blog vi spiegheremo come funziona un sistema di gestione Documentaale e quando la vostra organizzazione è pronta per questo sistema.

Come funziona un DMS?

Una pila di documenti in continua crescita, archiviati in luoghi diversi, in modo che nessuno possa sempre accedere al documento giusto in modo rapido e semplice. Non solo irritante e dispendioso in termini di tempo, ma influisce anche sulla comunicazione e sulla collaborazione con clienti e fornitori. Riconoscibile? È tempo di un sistema di gestione dei documenti! Un DMS gestisce i flussi di informazione e comunicazione all'interno della vostra organizzazione. Tutto viene archiviato digitalmente in un unico ambiente centrale. Nel nostro DMS per SharePoint è possibile aprire, archiviare, organizzare e condividere facilmente i documenti. Grazie alla struttura di autorizzazione e alla gestione delle versioni, non solo potete stabilire chi ha o non ha accesso a determinati documenti, ma potete anche essere certi che venga sempre utilizzata la versione corretta e che tutti abbiano le informazioni più aggiornate. Un DMS vi aiuta ad archiviare i vostri documenti in modo corretto e chiaro e garantisce che i flussi Documentaali siano organizzati in modo efficiente. Tutto questo da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

Quando scegliere un DMS?

In poche parole: quando ci si accorge di aver perso la panoramica e si desidera riaverla. Ma ci sono altri segnali che indicano che la vostra organizzazione è pronta per un DMS:

  • Ci sono (troppi) errori nell'elaborazione di tutti i documenti;
  • I dipendenti passano molto tempo a cercare i documenti e le informazioni giuste perché tutti i documenti sono archiviati in luoghi diversi;
  • I dati raccolti non sono sufficienti. Questo perché viene conservato in molti luoghi diversi. Un DMS riunisce tutte le informazioni nel posto giusto. In questo modo, un DMS permette di ottenere facilmente informazioni commerciali, come le preferenze degli ordini, il comportamento d'acquisto o i profili dei clienti;
  • L'attuale archiviazione dei documenti è una voce di costo significativa a causa della quantità di carta, dei costi di stampa e dello spazio d'archivio che occupa;
  • I documenti e i dati arrivano più velocemente di quanto voi possiate elaborarli;
  • Vengono utilizzate o inviate informazioni errate e/o non aggiornate perché nell'organizzazione circolano versioni diverse. La gestione delle versioni del nostro DMS lo impedisce.

Avete domande sul nostro DMS per SharePoint o volete sapere cosa può fare per la vostra organizzazione? Contattateci, i nostri consulenti sono pronti ad aiutarvi!

Scaricate subito anche il nostro libro bianco sui sistemi di gestione dei documenti:

Nel nostro whitepaper sui sistemi di gestione Documentaale imparerete, tra l'altro, a conoscere:
Cos'è e come funziona un DMS;
Come un DMS vi permette di controllare i flussi Documentaali e i processi digitali;
Quali sono i vantaggi di un DMS per la vostra organizzazione;
Come scoprire se la vostra organizzazione è pronta per un DMS.
 

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