DMS: Det er slik det fungerer, og det er når du velger

DMS står for Document Management System og er løsningen i en digital verden der vi må håndtere stadig flere data og datastrømmer hver dag. Et DMS sørger for at medarbeiderne alltid og overalt har tilgang til riktig informasjon. Det sørger for at denne informasjonen er lett å finne, alltid oppdatert og sikkert lagret på ett sentralt sted. Dette er avgjørende for at forretningsprosessene skal gå knirkefritt og uunnværlig i den digitale transformasjonen og på den digitale arbeidsplassen. I denne bloggen forteller vi deg hvordan et dokumenthåndteringssystem fungerer og når organisasjonen din er klar for det.

Hvordan fungerer en DMS?

En stadig voksende bunke med dokumenter, lagret på forskjellige steder, slik at alle på ingen måte alltid har tilgang til riktig dokument raskt og enkelt. Det er ikke bare irriterende og tidkrevende, det påvirker også kommunikasjonen og samarbeidet med kunder og leverandører. Gjenkjennelig? På tide med et dokumenthåndteringssystem! Et DMS håndterer informasjons- og kommunikasjonsflyten i organisasjonen. Alt lagres digitalt i ett sentralt miljø. I vårt DMS for SharePoint kan du enkelt åpne, lagre, organisere og dele dokumenter. Takket være autorisasjonsstrukturen og versjonsstyringen bestemmer du ikke bare hvem som har eller ikke har tilgang til bestemte dokumenter, du kan også være sikker på at det alltid er riktig versjon som brukes og at alle har den mest oppdaterte informasjonen. Et DMS hjelper deg med å lagre dokumentene dine på en korrekt og oversiktlig måte og sørger for at dokumentflyten organiseres effektivt. Alt dette kan gjøres hvor som helst, fra hvilken som helst enhet.

Når velger du DMS?

Enkelt sagt: når du merker at du har mistet oversikten og gjerne vil ha den tilbake. Men det er enda flere tegn på at organisasjonen din er klar for et DMS:

• (for mange) feil blir gjort ved behandling av alle dokumenter;
• Ansatte bruker mye tid på å lete etter de riktige dokumentene og informasjonen fordi alle dokumenter er lagret her og der;
• Du får ikke nok ut av alle dataene du samler inn. Dette er fordi det er lagret mange forskjellige steder. Et DMS samler all informasjon på rett sted. Med dette gjør et DMS det mulig å enkelt innhente kommersiell informasjon, som bestillingspreferanser, kjøpsatferd eller kundeprofiler;
• Din nåværende dokumentlagring er en viktig kostnadspost på grunn av mengden papir, utskriftskostnader og arkivplassen den tar;
• Dokumentene og dataene kommer inn raskere enn du kan behandle dem;
• Feil og/eller utdatert informasjon brukes eller sendes fordi ulike versjoner streifer rundt i organisasjonen. Versjonsadministrasjonen av vårt DMS forhindrer dette.

Har du spørsmål om vårt DMS for SharePoint eller vil du vite hva det kan gjøre for din organisasjon? Ta kontakt med oss, våre konsulenter står klare til å hjelpe deg!