DMS: Sådan fungerer det, og det er her, du vælger det

DMS står for Document Management System og er løsningen i denne digitale verden, hvor vi skal håndtere flere og flere data og datastrømme hver dag. Et DMS sikrer, at medarbejderne altid og overalt har adgang til de rigtige oplysninger. Det sikrer, at disse oplysninger er nemme at finde, altid opdaterede og sikkert gemt på ét centralt sted. Det er afgørende for smidige forretningsprocesser og uundværligt i denne digitale transformation og på den digitale arbejdsplads. I denne blog vil vi fortælle dig, hvordan et dokumenthåndteringssystem fungerer, og hvornår din organisation er klar til det.

Hvordan fungerer en DMS?

En stadigt voksende bunke af dokumenter, der opbevares forskellige steder, så alle på ingen måde altid kan få adgang til det rigtige dokument hurtigt og nemt. Det er ikke kun irriterende og tidskrævende, det påvirker også kommunikationen og samarbejdet med kunder og leverandører. Genkendeligt? Det er tid til et dokumenthåndteringssystem! Et DMS styrer informations- og kommunikationsstrømmene i din organisation. Alt gemmes digitalt i ét centralt miljø. I vores DMS til SharePoint kan du nemt åbne, gemme, organisere og dele dokumenter. Takket være autorisationsstrukturen og versionsstyringen kan du ikke kun bestemme, hvem der har eller ikke har adgang til bestemte dokumenter, du kan også være sikker på, at den korrekte version altid bruges, og at alle har de mest opdaterede oplysninger. Et DMS hjælper dig med at opbevare dine dokumenter korrekt og overskueligt og sikrer, at dokumentflowet organiseres effektivt. Alt dette fra et hvilket som helst sted, fra en hvilken som helst enhed.

Hvornår vælger du en DMS?

Kort sagt: når du bemærker, at du mister overblikket og gerne vil returnere det. Men der er endnu flere tegn på, at din organisation er klar til en DMS:

• (For mange) fejl begås ved behandling af alle dokumenter;
• Medarbejdere bruger meget tid på at søge efter de rigtige dokumenter og oplysninger, fordi alle dokumenter gemmes her og der;
• Du får ikke nok ud af alle de data, du indsamler. Dette skyldes, at det opbevares alle mulige forskellige steder. En DMS samler alle oplysninger på det rigtige sted. Dette gør det muligt for en DMS let at få kommercielle oplysninger, såsom ordrepræferencer, købsadfærd eller kundeprofiler;
• Din nuværende dokumentopbevaring er en vigtig omkostningspost på grund af mængden af papir, udskrivningsomkostninger og den arkivplads, den optager;
• Dokumenterne og dataene ankommer hurtigere, end du kan behandle dem;
• Forkerte og/eller forældede oplysninger bruges eller sendes, fordi forskellige versioner strejfer rundt i organisationen. Den version kontrol af vores DMS forhindrer dette.

Har du spørgsmål til vores DMS til SharePoint , eller vil du vide, hvad det kan gøre for din organisation? Kontakt os, vores konsulenter er klar til at hjælpe dig!