skip to Main Content
De Digital Workplace Uitlegd: Wat Is Het?

De digital workplace uitlegd: wat is het?

In deze blog leggen we je uit wat digital workplace en hoe het jouw organisatie kan helpen.

De term digital workplace is al een paar jaar een buzzword an sich, maar door het vele thuiswerken is de term en het concept alleen nog maar populairder geworden. Maar in tegenstelling tot wat mensen denken is het feit dat de meeste medewerkers thuiswerken en online toegang hebben tot bestanden, niet hetzelfde als een digital workplace. En met overschakelen naar Office 365 creëer je ook niet automatisch een digital workplace. Maar wat is het dan wel?

De definitie van een digital workplace

Digital workplace kent verschillende definities en dat is precies waardoor verwarring ontstaat. Waar de één stelt dat het staat voor enkel het hebben van de juiste tools om remote te kunnen werken, denkt de ander dat het gaat om het transformeren van bedrijfsprocessen en -activiteiten om zo met de technologie mee te kunnen gaan.

Laten we duidelijkheid scheppen.

De digital workplace is de digitale werkplek waarin werknemers alle informatie en processen vinden die zij nodig hebben om hun werk goed te verrichten en waarin zij hun kennis snel en eenvoudig kunnen delen en collega’s kunnen raadplegen.De focus ligt op het bij elkaar brengen van alle zaken die medewerkers nodig hebben om zo goed mogelijk te presteren. Van tools en processen tot locaties en vaardigheden.

Waarom is de digital workplace belangrijk?

Voor de organisatie
Uit onderzoek blijkt dat medewerkers met een digital workplace productiever zijn dan medewerkers met een traditionele werkplek. Dit komt omdat de digital workplace ervoor zorgt dat mensen beter kunnen samenwerken; kennis wordt eenvoudig gedeeld en collega’s kunnen elkaar makkelijk raadplegen voor hulp of overleg. Daarnaast is de juiste informatie snel en makkelijk te vinden en dat scheelt een hoop tijd (en ergernis). Tenslotte worden processen gestroomlijnd waardoor ook weer efficiënter gewerkt wordt.

Voor de medewerkers
Met een digital workplace ervaren medewerkers veel meer flexibiliteit: zij kunnen werken waar en wanneer ze dat willen. In een tijd waarin de werk-privé-balans steeds belangrijker wordt is voldoende flexibiliteit een must voor de professional van nu. Doordat de focus van het bedrijf verschuift van aanwezigheid naar daadwerkelijke prestaties, kunnen medewerkers werken op de manier en het moment waarop zij het productiefst zijn.

Wat zijn de voordelen?

  • Flexibiliteit: werk ongeacht je locatie of het tijdstip
  • Beter samenwerken: eenvoudig kennis delen en collega’s kunnen raadplegen
  • Processen worden gestroomlijnd waardoor er meer uniforme werkwijzen zijn
  • Meer inzicht: doordat taken, progressie en communicatie wordt vastgelegd
  • Efficiënter werken doordat informatie makkelijk vindbaar is
  • Veiligheid doordat hostingpartijen zorgvuldig met jouw data omgaan

Waar moet je op letten bij het opzetten?

Je digital workplace is de digitale versie van jouw kantoor.

Zoals je bij je kantoor ook zorgvuldig nadenkt over de inrichting, doe je dat ook bij het opzetten van een digital workplace. Belangrijk is dat deze precies past bij het bedrijf. Kijk daarom kritisch naar de volgende zaken:

Medewerkers
Het doel in een ideale digitale werkplek creëren. Onderzoek wat je medewerkers nodig hebben en waar ze tegenaan lopen. Het is zonde om tijd en geld te investeren in tooling en plannen as dit niet precies in lijn staat met wat je medewerkers nodig hebben.

Bedrijfsdoelen en bijbehorende tools
Start met je bedrijfsdoel(en). Welke zijn dit en welke technologie gaat je erbij helpen de doelen te gebruiken? Er is veel tooling op de markt, onderzoek welke tooling en technologie bijdraagt aan het behalen van de doelen.

Matcht het met de huidige workflows?
Of moeten er workflows en processen aangepast worden. Als dat het geval is zorg er dan voor dat dit duidelijk en op tijd wordt gecommuniceerd aan alle betrokken medewerkers.

Verandering is niet altijd gewenst
Over het algemeen zitten medewerkers niet zozeer te wachten op verandering. Het wordt gezien als lastig, tijdsintensief en het is niet altijd van tevoren duidelijk wat al deze inspanning gaat opleveren. Ook hier geldt: communicatie! Communiceer helder wat er gaat gebeuren, wat er van de medewerkers verwacht wordt en -vooral- wat het effect zal zijn. Daarnaast is goede voorlichting en begeleiding cruciaal om de uitrol soepel te laten verlopen.

Ownership en verantwoordelijkheid
Net zoals dat medewerkers op kantoor weten bij wie ze moeten zijn als de printer het niet doet of de laptop dienst weigert, zo moeten medewerkers ook precies weten bij wie ze moeten zijn als iets in de digital workplace niet functioneert. Zorg ervoor dat dit goed op orde is. Stel personen aan die verantwoordelijk zijn voor bepaalde onderdelen en communiceer dit binnen de organisatie. Zo weet iedereen waar hij moet zijn.

Een digital workplace is een ongoing proces

Technologie staat nooit stil, de digital workplace ook niet. Blijf daarom continu de digital workplace evalueren om zeker te zijn dat het nog steeds biedt wat de organisatie en medewerkers nodig hebben.

Back To Top