Expliquer le lieu de travail numérique : de quoi s'agit-il ?

Dans ce blog, nous expliquons ce qu'est le lieu de travail numérique et comment il peut aider votre organisation.

Le terme "lieu de travail numérique" est un mot à la mode depuis quelques années déjà, mais comme beaucoup travaillent à domicile, le terme et le concept n'ont fait que gagner en popularité. Mais contrairement à la croyance populaire, le fait que la plupart des employés travaillent à domicile et accèdent aux fichiers en ligne n'équivaut pas à un lieu de travail numérique. Et le passage à Microsoft 365 ne crée pas non plus automatiquement un lieu de travail numérique. Mais alors, qu'est-ce que c'est ?

La définition d'un lieu de travail numérique

Le lieu de travail numérique a différentes définitions et c'est précisément ce qui crée la confusion. Si certains disent qu'il s'agit simplement de disposer des bons outils pour travailler à distance, d'autres pensent qu'il faut transformer les processus et les activités de l'entreprise pour suivre l'évolution de la technologie.

Soyons clairs.

Le lieu de travail numérique est l'endroit où les employés trouvent toutes les informations et tous les processus dont ils ont besoin pour bien faire leur travail, et où ils peuvent partager leurs connaissances et consulter leurs collègues rapidement et facilement. Des outils et processus aux lieux et compétences.

Pourquoi le lieu de travail numérique est-il important ?

Pour l'organisation
Des études montrent que les employés disposant d'un lieu de travail numérique sont plus productifs que les employés disposant d'un lieu de travail traditionnel. En effet, le lieu de travail numérique permet aux gens de mieux travailler ensemble ; les connaissances sont facilement partagées et les collègues peuvent facilement se consulter pour obtenir de l'aide ou des conseils. En outre, les bonnes informations peuvent être trouvées rapidement et facilement, ce qui permet de gagner beaucoup de temps (et d'ennui). Enfin, les processus sont rationalisés, ce qui rend le travail plus efficace.

Pour les employés
Avec un lieu de travail numérique, les employés bénéficient de beaucoup plus de flexibilité : ils peuvent travailler où et quand ils le souhaitent. À une époque où l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée prend de plus en plus d'importance, une flexibilité suffisante est une nécessité pour le professionnel d'aujourd'hui. Comme l'entreprise se concentre non plus sur la présence mais sur les performances réelles, les employés peuvent travailler de la manière et au moment où ils sont le plus productifs.

Quels sont les avantages ?

• Flexibilité : travaillez indépendamment du lieu ou du moment de la journée.
• Meilleure collaboration : partage aisé des connaissances et possibilité de consulter des collègues
• Les processus sont rationalisés, ce qui se traduit par des pratiques plus uniformes.
• Plus de transparence : les tâches, les progrès et la communication sont enregistrés.
• Travailler plus efficacement car les informations sont faciles à trouver
• Sécurité grâce à la manipulation minutieuse de vos données par les fournisseurs d'hébergement.

Que devez-vous prendre en compte lors de la mise en place ?

Votre espace de travail numérique est la version numérique de votre bureau.

Tout comme vous réfléchissez soigneusement à l'aménagement de votre bureau, vous faites de même lors de la mise en place d'un poste de travail numérique. Il est important qu'il corresponde exactement à l'entreprise. Il convient donc d'examiner d'un œil critique les questions suivantes :

Employés
L'objectif est de créer un lieu de travail numérique idéal. Faites des recherches sur les besoins de vos employés et sur ce à quoi ils sont confrontés. C'est une perte de temps et d'argent que d'investir dans des outils et des plans s'ils ne correspondent pas exactement à ce dont vos employés ont besoin.

Objectifs commerciaux et outils associés
Commencez par votre ou vos objectifs commerciaux. Quelles sont-elles et quelle technologie va vous aider à les utiliser ? Il y a beaucoup d'outillage sur le marché, recherchez quel outillage et quelle technologie contribuent à atteindre les objectifs.

Correspond-il aux flux de travail actuels ?
Ou bien les flux de travail et les processus doivent-ils être ajustés ? Si tel est le cas, veillez à ce que cela soit communiqué clairement et en temps voulu à tous les employés concernés.

Le changement n'est pas toujours souhaitable
En général, les employés n'aiment pas trop le changement. Il est perçu comme difficile, prenant du temps et il n'est pas toujours clair à l'avance ce que tous ces efforts vont rapporter. Ici aussi, la communication est la clé ! Communiquez clairement ce qui va se passer, ce que l'on attend des employés et - surtout - ce que seront les conséquences. En outre, il est essentiel de disposer d'informations et de conseils de qualité pour que le déploiement se fasse sans heurts.

Appropriation et responsabilité
Tout comme les employés du bureau savent qui contacter si l'imprimante ne fonctionne pas ou si l'ordinateur portable refuse de fonctionner, les employés doivent également savoir exactement qui contacter si quelque chose ne fonctionne pas dans l'espace de travail numérique. Veillez à ce que cela soit bien organisé. Désignez des personnes responsables de certaines parties et communiquez-les au sein de l'organisation. Ainsi, chacun sait où il doit se trouver.

Un lieu de travail numérique est un processus continu

La technologie ne s'arrête jamais, et le lieu de travail numérique non plus. Il faut donc évaluer en permanence l'espace de travail numérique pour s'assurer qu'il offre toujours ce dont l'organisation et les employés ont besoin.