¿Firma digital? No hay problema. Pero arreglos herméticos, por favor.

La digitalización de la correspondencia nos facilita mucho la vida (empresarial). Los tiempos de la máquina de escribir, el tipp-ex y el fax han quedado muy atrás. También la firma ha hecho un viaje en el tiempo. Ya no es necesario quitar el capuchón de una pluma estilográfica para aceptar el contenido de un documento. La firma digital tiene la misma fuerza incondicional, vinculante y legal que la firma en papel.

La firma digital requiere una organización estricta y hermética. Porque, por poner un ejemplo, ¿los firmantes son realmente las personas que tienen que firmar el documento? ¿Cómo sabe todo el mundo que está viendo la única versión correcta del documento en cuestión? ¿Y quién puede garantizar que, una vez colocada la firma, no se modificará el contenido del documento?

Integridad

Las garantías que se requieren aquí deben ser proporcionadas por el sistema de gestión de documentos y el protocolo de firma digital asociado. El DMS regula la integridad del documento presentado: sí, es la última versión y no, el contenido no se modificará. La autenticidad del documento queda registrada, certificada y, por tanto, garantizada.

Cooperación silenciosa

Documentaal, que apoya a las empresas en la creación y gestión de documentos, vincula su propio sistema de gestión Documentaal dStyle con la plataforma de firma digital de ValidSign. La perfecta cooperación entre estas dos organizaciones proporciona un control total sobre la autenticidad e integridad de los documentos, así como la autorización e identificación de las personas autorizadas para firmar. Después de firmar, los documentos y las firmas se archivan automática y cuidadosamente de forma que puedan recuperarse en poco tiempo.

Tres niveles

Las firmas digitales se dividen en tres niveles.

La primera es la firma electrónica ordinaria, no cualificada: un mensaje de correo electrónico con su nombre o firma escaneada debajo. Siempre que se trate de documentos no jurídicos, es suficiente.

El tercer nivel, la firma electrónica cualificada, está destinado a jueces, notarios, abogados y otros funcionarios públicos. Su identidad es registrada previamente por un notario en persona.

El segundo nivel se refiere a la firma digital que tiene fuerza legal, por ejemplo la que se coloca en un contrato, una carta oficial, una declaración u otro documento de esta naturaleza. La firma electrónica avanzada es personal. El proveedor de servicios de certificación, un llamado Tercero de Confianza (TTP), se encarga de ello. La verificación de que usted es la persona que dice ser está garantizada por esta parte a través de todo tipo de scripts y códigos. Los DMS y las plataformas de firma digital se centran principalmente en este nivel.

Una victoria fenomenal

Las ventajas de trabajar con firmas digitales son fenomenales. Cuando las empresas necesitan días, si no semanas, para conseguir todas las firmas necesarias en un documento en papel (piense en las empresas de ámbito internacional: FedEx se está forrando...), la firma digital tarda unos minutos.

Cada firmante puede firmar en el lugar y momento que le convenga. Ya sea desde su escritorio en la oficina de Ámsterdam Zuidoost o desde su dirección de vacaciones en las Bahamas, siempre que tenga un smartphone u otro dispositivo a su disposición, puede firmar (y nadie tiene que esperar por él).

Por último, no importa cuántas personas tengan que firmar: ¿dos, diez, trescientas? No hay ningún problema. La firma digital no se limita a los números. Y los firmantes pueden hacerlo todos al mismo tiempo; ¡piensa en eso con una versión en papel!

Una condición

En el mundo actual de los negocios y la prestación de servicios, es imposible imaginar la vida sin la firma digital. Hay una condición. El trabajo sin problemas con las firmas digitales, donde se tienen en cuenta todas las normas legales y de privacidad, requiere un sistema de gestión de documentos que esté a la altura de este cuidado.

Reinoud Wouters,
socio Documentaal.

¿Quiere comentar este blog? ¡Con mucho gusto! Envíe sus comentarios por correo electrónico a rewo@documentaal.nl.