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Signature numérique ? Aucun problème ! Mais régulez l'étanchéité, s'il vous plaît.

Une signature numérique ? Pas de problème ! Mais des arrangements étanches, s'il vous plaît.

La numérisation de la correspondance facilite grandement notre vie (professionnelle). L'époque de la machine à écrire, du tipp-ex et du fax est loin derrière nous. La signature, elle aussi, a fait un voyage dans le temps. Il n'est plus nécessaire de retirer le capuchon d'un stylo plume pour accepter le contenu d'un document. La signature numérique a la même force inconditionnelle, contraignante et juridique que la signature sur papier.

La signature numérique nécessite une organisation stricte et étanche. Car, pour donner un exemple, les signataires sont-ils bien les personnes qui doivent signer le document ? Comment chacun peut-il savoir qu'il regarde la seule version correcte du document concerné ? Et qui peut garantir qu'une fois la signature apposée, le contenu du document ne sera pas modifié ?

Intégrité

Les garanties demandées ici doivent être fournies par le système de gestion des documents et le protocole de signature numérique associé. La GED régit l'intégrité du document soumis : oui, il s'agit de la dernière version et non, le contenu ne sera pas modifié. L'authenticité du document est enregistrée, certifiée et donc garantie.

Coopération silencieuse

Documentaal, qui aide les entreprises à créer et gérer des documents, relie son propre système de gestion de documents dStyle à la plateforme de signature électronique de ValidSign. La coopération sans faille entre ces deux organisations permet un contrôle total de l'authenticité et de l'intégrité des documents, ainsi que de l'autorisation et de l'identification des personnes autorisées à signer. Après la signature, les documents et les signatures sont automatiquement et soigneusement archivés de manière à pouvoir être retrouvés en un rien de temps.

Trois niveaux

Les signatures numériques sont divisées en trois niveaux.

La première est la signature électronique ordinaire, non qualifiée : un message électronique sous lequel figure votre nom ou votre signature scannée. Tant qu'il s'agit de documents non juridiques, cela suffit.

Le troisième niveau, la signature électronique qualifiée, est destiné aux juges, notaires, avocats et autres fonctionnaires. Leur identité est enregistrée au préalable par un notaire en personne.

Le deuxième niveau concerne la signature numérique qui a une valeur juridique, par exemple celle placée sous un contrat, une lettre officielle, une déclaration ou tout autre document de cette nature. La signature électronique avancée est personnelle. Le prestataire de services de certification, appelé tiers de confiance (TTP), s'en charge. La vérification que vous êtes bien la personne que vous prétendez être est garantie par ce parti via toutes sortes de scripts et de codes. Les DMS et les plateformes de signature numérique se concentrent principalement sur ce niveau.

Une victoire phénoménale

Les avantages de travailler avec des signatures numériques sont phénoménaux. Là où les entreprises ont besoin de jours, voire de semaines, pour obtenir toutes les signatures nécessaires sur un document papier (pensez aux entreprises à vocation internationale : FedEx fait un malheur...), la signature numérique prend quelques minutes.

Chaque signataire peut signer à l'endroit et au moment qui lui conviennent. Que ce soit depuis son bureau dans le Zuidoost d'Amsterdam ou depuis son adresse de vacances aux Bahamas, dès lors qu'il a un smartphone ou un autre appareil à sa disposition, il peut signer (et personne ne doit l'attendre).

Enfin, peu importe le nombre de personnes qui doivent signer : deux, dix, trois cents ? Pas de problème du tout. La signature numérique ne se limite pas aux chiffres. Et les signataires peuvent tous le faire en même temps ; pensez-y avec une version papier !

Une condition

Dans le monde des affaires et de la prestation de services d'aujourd'hui, il est impossible d'imaginer la vie sans la signature numérique. Il y a une condition. Pour travailler sans problème avec des signatures numériques, en tenant compte de toutes les règles juridiques et de la protection de la vie privée, il faut un système de gestion des documents qui soit à la hauteur.

 

Reinoud Wouters,
partenaire Documentaal.

 

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