DMS : voici comment cela fonctionne et comment vous le choisissez

DMS est l'acronyme de Document Management System (système de gestion de documents) et constitue la solution dans ce monde numérique où nous sommes confrontés à des données et des flux de données de plus en plus nombreux chaque jour. Une GED permet aux employés d'avoir toujours accès aux bonnes informations, où qu'ils soient. Il garantit que ces informations peuvent être trouvées facilement, qu'elles sont toujours à jour et qu'elles sont stockées en toute sécurité dans un endroit central. Crucial pour le bon déroulement des processus commerciaux et indispensable dans cette transformation numérique et le lieu de travail numérique. Dans ce blog, nous vous expliquerons comment fonctionne un système de gestion des documents et quand votre organisation en a besoin.

Comment fonctionne un DMS ?

Une pile de documents qui ne cesse de croître, stockée à différents endroits, de sorte que tout le monde ne peut pas toujours accéder rapidement et facilement au bon document. Non seulement cela est irritant et prend du temps, mais cela affecte également la communication et la coopération avec les clients et les fournisseurs. Reconnaissable ? Il est temps d'adopter un système de gestion des documents !

Une GED gère les flux d'information et de communication au sein de votre organisation. Tout est stocké numériquement dans un environnement central. Dans notre GED pour SharePoint, vous pouvez facilement ouvrir, stocker, organiser et partager des documents. Grâce à la structure d'autorisation et à la gestion des versions, vous ne déterminez pas seulement qui a accès à certains documents, vous êtes également certain que la bonne version est toujours utilisée et que chacun dispose des informations les plus récentes. Une GED vous aide à stocker vos documents de manière correcte et claire et assure une organisation efficace des flux de documents. Tout cela depuis n'importe quel endroit, depuis n'importe quel appareil.

Quand choisir un DMS ?

En d'autres termes, lorsque vous constatez que vous avez perdu la vue d'ensemble et que vous souhaitez la récupérer. Mais il existe d'autres signes indiquant que votre organisation est prête pour un DMS :

• Il y a (trop) d'erreurs dans le traitement de tous les documents ;
• Les employés passent beaucoup de temps à chercher les bons documents et les bonnes informations parce que tous les documents sont stockés à différents endroits ;
• Vous ne tirez pas suffisamment parti de toutes les données que vous collectez. Cela est dû au fait qu'il est stocké dans de nombreux endroits différents. Un DMS rassemble toutes les informations au bon endroit. Grâce à cela, un DMS permet d'obtenir facilement des informations commerciales, telles que les préférences de commande, le comportement d'achat ou les profils des clients ;
• Le stockage actuel de vos documents représente un poste de dépenses important en raison de la quantité de papier, des coûts d'impression et de l'espace d'archivage qu'il occupe ;
• Les documents et les données arrivent plus vite que vous ne pouvez les traiter ;
• Des informations incorrectes et/ou périmées sont utilisées ou envoyées parce que différentes versions circulent dans l'organisation. La gestion des versions de notre SGD permet d'éviter cela.

Vous avez des questions sur notre GED pour SharePoint ou vous voulez savoir ce qu'il peut faire pour votre organisation ? N'hésitez pas à nous contacter, nos consultants sont prêts à vous aider !