Aller au contenu principal
DMS : comment ça marche et à quel moment le choisir

DMS : voici comment cela fonctionne et comment vous le choisissez

DMS est l'acronyme de Document Management System (système de gestion des documents ) et constitue la solution dans ce monde numérique où nous devons traiter chaque jour de plus en plus de données et de flux de données. Un SGD garantit que les employés ont toujours et partout accès aux bonnes informations. Il garantit que ces informations sont faciles à trouver, toujours à jour et stockées en toute sécurité dans un emplacement central. C'est crucial pour le bon déroulement des processus d'entreprise et indispensable dans le cadre de la transformation numérique et du lieu de travail numérique. Dans ce blog, nous vous expliquons comment fonctionne un système de gestion documentaire et quand votre organisation est prête à l'adopter.

Comment fonctionne un DMS ?

Une pile de documents qui ne cesse de croître, stockée à différents endroits, de sorte que tout le monde ne peut pas toujours accéder rapidement et facilement au bon document. Cette situation n'est pas seulement irritante et chronophage, elle affecte également la communication et la coopération avec les clients et les fournisseurs. Reconnaissable ? Il est temps d'adopter un système de gestion des documents ! Un SGD gère les flux d'information et de communication au sein de votre organisation. Tout est stocké numériquement dans un environnement central. Dans notre DMS pour SharePoint, vous pouvez facilement ouvrir, stocker, organiser et partager des documents. Grâce à la structure d'autorisation et à la gestion des versions, vous déterminez non seulement qui a ou n'a pas accès à certains documents, mais vous pouvez également vous assurer que la bonne version est toujours utilisée et que tout le monde dispose des informations les plus récentes. Une GED vous aide à stocker vos documents de manière adéquate et claire et veille à ce que les flux de documents soient organisés de manière efficace. Et ce, à partir de n'importe quel endroit et de n'importe quel appareil.

Quand choisir un DMS ?

En d'autres termes, lorsque vous constatez que vous avez perdu la vue d'ensemble et que vous souhaitez la récupérer. Mais il existe d'autres signes indiquant que votre organisation est prête pour un DMS :

  • Il y a (trop) d'erreurs dans le traitement de tous les documents ;
  • Les employés passent beaucoup de temps à chercher les bons documents et les bonnes informations parce que tous les documents sont stockés à différents endroits ;
  • Vous ne tirez pas suffisamment parti de toutes les données que vous collectez. Cela est dû au fait qu'il est stocké dans de nombreux endroits différents. Un DMS rassemble toutes les informations au bon endroit. Grâce à cela, un DMS permet d'obtenir facilement des informations commerciales, telles que les préférences de commande, le comportement d'achat ou les profils des clients ;
  • Le stockage actuel de vos documents représente un poste de dépenses important en raison de la quantité de papier, des coûts d'impression et de l'espace d'archivage qu'il occupe ;
  • Les documents et les données arrivent plus vite que vous ne pouvez les traiter ;
  • Des informations incorrectes et/ou périmées sont utilisées ou envoyées parce que différentes versions circulent dans l'organisation. La gestion des versions de notre SGD permet d'éviter cela.

Vous avez des questions sur notre GED pour SharePoint ou vous voulez savoir ce qu'il peut faire pour votre organisation ? N'hésitez pas à nous contacter, nos consultants sont prêts à vous aider !

Téléchargez également notre livre blanc sur les systèmes de gestion documentaire :

Dans notre livre blanc sur les systèmes de gestion des documents, vous apprendrez, entre autres, ce qui suit :
Ce qu'est un DMS et comment il fonctionne ;
Comment une GED vous permet de contrôler vos flux de documents et vos processus numériques ;
Quels sont les avantages d'un DMS pour votre organisation ;
Comment savoir si votre organisation est prête pour un DMS.
 

    Télécharger le livre blanc DMS

    Retour au début