Heures de gain d'efficacité par employé : elles sont si facilement gagnées !
Juste une question.
Avez-vous une idée du temps qu'un employé passe en moyenne à rechercher des informations dans ses propres systèmes et à les adapter à un nouveau document ?
Non ? Eh bien, ne vous inquiétez pas, ..... A venir : environ deux heures par jour !
Unit4, fabricant et fournisseur mondial de logiciels de gestion standard, a commandé une étude sur les performances des tâches administratives répétitives telles que la collecte et la saisie de données. Cette étude menée auprès de mille cinq cents employés dans onze pays - dont les États-Unis, l'Allemagne et les Pays-Bas - montre que le salarié moyen consacre 552 heures par an à ce travail : 69 jours de travail complets ! Oups...
Ou était-ce l'e-disc après tout... ?
Nous passons donc environ un quart de notre temps de travail à collecter des informations et à les intégrer dans un nouveau document. Des informations que nous ne pouvons pas trouver très rapidement : "J'ai mis ça sur le disque dur, n'est-ce pas ? Ou attendez... ce n'était pas le e-disk ? Et ce document n'était-il pas juste sous "Données" ? Ou était-ce sous "Documents" ? Mince alors, qui l'a mis sous "Citations" ?
Des collègues dérangeants
Deux heures par jour. Il s'agit également de mettre ce nouveau document en conformité avec le style maison de l'entreprise. Et c'est sans compter le temps qu'il faut pour agacer les collègues : "Savez-vous où je peux trouver ce document ?" "Pouvez-vous le chercher pour moi ?" "Savez-vous pourquoi cette imprimante ne fonctionne pas ?". Et vérifier si le copier/coller a été fait correctement, si les données sont correctes, corriger les erreurs, faire une autre impression...
Deux heures par jour, que l'employé peut utiliser pour un travail qui reflète mieux ses qualités.
Précieux
Cela devrait être plus facile, vous pourriez penser.
Et heureusement, c'est possible.
L'un des développements les plus précieux de la bureautique est l'utilisation de programmes de création de documents. Des programmes qui garantissent que les bonnes informations et données sont utilisées dans les documents au bon moment et au bon endroit. Un tel programme de création de documents
- offre à l'utilisateur le choix entre différents types de documents : contrat, lettre, offre ou autre,
- Demande un ou deux éléments d'information (par exemple, un nom ou un numéro de client),
- sélectionne ensuite automatiquement toutes les données nécessaires - mais uniquement les données - pour ce document à partir du système CRM et les place au bon endroit. - automatiquement à partir du système CRM et les place au bon endroit,
- choisit le bon modèle, soigné dans le seul bon style maison,
- demande que les variables uniques soient remplies,
- garantit que le document et ses métadonnées sont stockés numériquement en toute sécurité et peuvent être récupérés très rapidement dans le système de gestion des documents (SGD),
- assure un lien logique avec d'autres programmes (gestion des flux de travail, gestion des stocks, GRH, etc.) et les données les plus récentes,
- garantir qu'un tel document a simplement l'air lisse et uniforme (en pariant que l'offre qui se montre le mieux aura aussi les meilleures chances ?)
Trente programmes liés
Documentaal dispose d'un tel programme de création de documents : dStyle 365. Il peut s'interfacer avec plus de trente logiciels d'entreprise différents, un nombre qui augmente rapidement car nos clients demandent davantage d'interfaces et nous sommes heureux de les satisfaire. Un programme qui prend en charge les facteurs de perte d'efficacité que chaque employé et chaque entreprise connaît (vous vous souvenez de ces deux heures d'efficacité perdues chaque jour ?)
Que vais-je faire maintenant ?
Dans les conversations avec les employés de nos clients, nous rencontrons souvent la même expérience : "J'avais l'habitude de courir jusqu'à l'épuisement et j'avais l'impression que le travail n'était jamais terminé. Aujourd'hui, j'ai l'impression d'avoir fini mon travail à 3 heures et je me dis : qu'est-ce que je vais faire maintenant ?
Eh bien... plus de travail utile qui fait vraiment ressortir les qualités de cet employé ! C'est l'avantage d'un programme de création de documents.
Un pur gain d'efficacité, en d'autres termes.
