Horas de ganancia de eficiencia por empleado: ¡se ganan tan fácilmente!

Sólo una pregunta.

¿Tiene idea de cuánto tiempo dedica un empleado, por término medio, a buscar información en sus propios sistemas y adecuarla a un nuevo documento?

¿No? Bueno, no te alarmes, .... Próximamente: ¡unas dos horas al día!

Unit4, fabricante y proveedor mundial de software empresarial estándar, ha encargado una investigación sobre el rendimiento de las tareas administrativas y repetitivas, como la recopilación e introducción de datos. Esta investigación entre mil quinientos empleados de once países -entre ellos Estados Unidos, Alemania y Holanda- muestra que el empleado medio dedica 552 horas al año a este trabajo: ¡69 días laborables completos! Oops...

¿O era el disco electrónico...?

Así que dedicamos una cuarta parte de nuestro tiempo de trabajo a recopilar información y encajarla en un nuevo documento. Información que no podemos encontrar rápidamente: 'Lo puse en el disco c, ¿no? O espera... ¿no era el disco electrónico? ¿Y ese documento no estaba en "Datos"? ¿O estaba en "Documentos"? Vaya, ¿quién lo puso en "Citas"?

Colegas molestos

Dos horas al día. También para adecuar ese nuevo documento al estilo de la empresa. Y eso sin contar el tiempo que se tarda en molestar a los compañeros: "¿Sabes dónde puedo encontrar ese documento?" "¿Puedes buscarlo por mí?" "¿Sabes por qué no funciona esa impresora?". Y comprobar si se ha copiado/pegado bien, si los datos son correctos, corregir errores, hacer otra impresión...

Dos horas al día, que el empleado puede utilizar para un trabajo que refleje mejor sus cualidades.

Valioso

Debería ser más fácil, se podría pensar.

Y, afortunadamente, eso es posible.

Uno de los avances más valiosos de la ofimática es el uso de programas de creación de documentos. Programas que garantizan que la información y los datos correctos se utilicen en los documentos en el momento y el lugar adecuados. Este programa de creación de documentos

• ofrece al usuario la posibilidad de elegir entre diferentes tipos de documentos: contrato, carta, oferta o lo que sea,
• Solicita uno o dos datos (por ejemplo, un nombre o un número de cliente),
• selecciona entonces todos los datos necesarios -pero sólo los datos- para ese documento de forma automática desde el sistema CRM y los coloca en el lugar adecuado. - automáticamente desde el sistema CRM y los coloca en el lugar adecuado,
• elige la plantilla adecuada, con el único estilo de la casa,
• pide que se rellenen las variables únicas,
• garantiza que el documento y sus metadatos se almacenan de forma segura en formato digital y se pueden recuperar muy rápidamente desde el sistema de gestión de documentos (DMS),
• garantiza un vínculo lógico con otros programas (gestión de flujos de trabajo, gestión de inventarios, gestión de recursos humanos, etc.) y los datos más actualizados,
• garantizar que dicho documento tenga simplemente un aspecto pulido y uniforme (apostando por que la oferta que mejor se muestre también tenga más posibilidades...).

Treinta programas vinculados

Documentaal tiene un programa de creación de documentos de este tipo: dStyle 365. Puede interactuar con más de treinta programas de software empresarial diferentes; un número que crece rápidamente porque nuestros clientes piden más interfaces y nosotros estamos encantados de satisfacerlas. Un programa que se ocupa de los asesinos de la eficiencia que todos los empleados y todas las empresas conocen (¿recuerda esas dos horas de eficiencia perdidas cada día?).

¿Qué hago ahora?

En las conversaciones con los empleados de nuestros clientes, a menudo nos encontramos con la misma experiencia: "Solía correr a toda prisa y sentir que el trabajo nunca terminaba. Hoy en día, siento que he terminado mi trabajo a las 3 de la tarde y pienso: ¿qué voy a hacer ahora?

Bueno... ¡más trabajo útil que realmente saca a relucir las cualidades de ese empleado! Esa es la ventaja de un programa de creación de documentos.

En otras palabras, pura ganancia de eficiencia.