Timmar av effektivitetsvinst per anställd: de är så lätt att vinna!

Bara en fråga.

Någon aning om hur mycket tid en anställd spenderar i genomsnitt på att leta upp information i sina egna system och göra den lämplig för ett nytt dokument?

Nej? Tja, var inte orolig,.... Kom-ie: ungefär två timmar om dagen!

Unit4, en global tillverkare och leverantör av standardprogramvara för företag, har beställt forskning för att utföra administrativa, repetitiva uppgifter som att samla in och mata in data. Den undersökningen av femtonhundra anställda i elva länder – däribland USA, Tyskland och Nederländerna – visar att den genomsnittliga medarbetaren tillbringar cirka 552 timmar om året med detta arbete: 69 hela arbetsdagar! Hoppsan...

"Eller var det e-skivan...?"

Så vi spenderar ungefär en fjärdedel av vår arbetstid på att samla in information och anpassa den till ett nytt dokument. Information som vi inte kan hitta så snabbt: 'Jag skulle ha lagt det på c-skivan, eller hur? Eller vänta... var det inte e-disken? Och det dokumentet låg precis under "Data", eller hur? Eller var det under "Dokument"? Jösses, vem satte det under 'Citat'?'

Stör kollegor

Två timmar om dagen. Också för att få det nya dokumentet i linje med företagets företagsidentitet. För att inte tala om den tid det tar att störa kollegerna: "Vet ni var jag kan hitta det dokumentet?" "Kan du leta upp det åt mig?" "Förstår du varför den skrivaren inte fungerar?" Och med att kontrollera om den kopiera / klistra in gick bra, om uppgifterna är korrekta, korrigera misstag, göra en annan utskrift ...

Två timmar om dagen, som arbetstagaren bättre kan använda för arbete där hans egenskaper kommer till sin rätt.

Värdefull

Det borde vara lättare, skulle man kunna tro.

Och lyckligtvis är det också möjligt.

En av de mest värdefulla utvecklingen inom kontorsautomation är användningen av dokumentskapande program. Program som säkerställer att rätt information och data används i dokument vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Ett sådant program för att skapa dokument

• erbjuder användaren valet mellan olika dokumenttyper: kontrakt, brev, offert eller vad som helst,
• ber om en eller två data (till exempel ett namn eller kundnummer),
• väljer sedan alla nödvändiga data för det dokumentet - men också bara den informationen! – automatiskt från CRM-systemet och placera dem på rätt plats,
• väljer rätt mall, snyggt i den enda bra husstilen,
• ber om att fylla i de unika variablerna,
• säkerställer att dokumentet med dess metadata lagras säkert digitalt och kan hittas mycket snabbt i dokumenthanteringssystemet (DMS),
• ger en logisk länk till andra program (arbetsflödeshantering, lagerhantering, HRM, etc.) och de mest uppdaterade uppgifterna,
• garanterar att ett sådant dokument helt enkelt ser snyggt och enhetligt ut (satsa på att citatet som visar det bästa också har den bästa chansen?).

Trettio program länkade

Documentaal har ett sådant program för att skapa dokument: dStyle 365. Detta kan kopplas till mer än trettio olika affärsprogram; ett antal som växer snabbt eftersom våra kunder ber om fler länkar och vi är glada att träffa dem. Ett program som hanterar de effektivitetsmördare som varje anställd, varje företag känner till (tänker du på de två timmarna av effektivitetsförlust per dag?).

"Vad ska jag göra?"

I samtal med anställda hos våra kunder stöter vi ofta på samma upplevelse: "Jag brukade hålla benen borta under kroppen och jag hade en känsla av att arbetet aldrig blev klart. Numera har jag en idé om att jag är klar med mitt arbete klockan 3 och jag tänker: vad ska jag göra nu?'

Brunn...  gör mer användbart arbete där den anställdes egenskaper verkligen kommer till sin rätt! Det är vinsten som ett dokumentskapande program erbjuder.

Ren effektivitetsvinst, med andra ord.