Timer med effektivitetsgevinst per ansatt: de er så lett å vinne!

Bare et spørsmål.

Har du noen anelse om hvor mye tid en ansatt i gjennomsnitt bruker på å finne informasjon i sine egne systemer og gjøre den egnet for et nytt dokument?

Nei? Vel, ikke vær redd.... Kommer: ca to timer om dagen!

Unit4, verdensomspennende produsent og leverandør av standard forretningsprogramvare, har bestilt forskning for å utføre administrative, repeterende oppgaver som å samle inn og legge inn data. Denne undersøkelsen av femten hundre ansatte i elleve land – inkludert USA, Tyskland og Nederland – viser at gjennomsnittlig arbeidstaker bruker omtrent 552 timer i året på dette arbeidet: 69 hele arbeidsdager! ops...

"Eller var det e-disken...?"

Så vi bruker omtrent en fjerdedel av arbeidstiden på å samle informasjon og innlemme den i et nytt dokument. Informasjon som vi ikke finner så raskt: 'Har jeg ikke satt den på C-stasjonen? Eller vent... var det e-disken? Og det dokumentet var rett og slett under 'Data'? Eller var det under 'Dokumenter'? Jøss, hvem la det under 'Tilbud'?'

Forstyrr kollegaer

To timer om dagen. Også for å bringe det nye dokumentet i tråd med bedriftsidentiteten til selskapet. For ikke å snakke om tiden med å forstyrre kolleger: "Vet du hvor jeg kan finne det dokumentet?" "Kan du slå det opp for meg?" "Forstår du hvorfor den skriveren ikke fungerer?" Og sjekke om kopieringen/limingen har gått bra, om dataene er korrekte, rette feil, lage en ny utskrift...

To timer om dagen, som arbeidstakeren bedre kan bruke til arbeid der hans kvaliteter vises bedre.

Verdifull

Det burde være lettere, skulle du tro.

Og det kan du heldigvis.

En av de mest verdifulle utviklingene innen kontorautomatisering er bruken av programmer for dokumentoppretting. Programmer som sikrer at riktig informasjon og data brukes i dokumenter til rett tid og på rett sted. Et slikt dokumentopprettingsprogram

• gir brukeren valget mellom ulike dokumenttyper: kontrakt, brev, tilbud eller hva som helst,
• ber om én eller to data (for eksempel et navn eller kundenummer),
• velger deretter alle nødvendige data for det dokumentet – men også bare de dataene! – automatisk fra CRM-systemet og plasserer dem på rett sted,
• velger riktig mal, pent i den eneste gode husstilen,
• ber om å fylle ut de unike variablene,
• sørger for at dokumentet med dets metadata er trygt lagret digitalt og kan finnes svært raskt i dokumenthåndteringssystemet (DMS),
• gir en logisk kobling med andre programmer (arbeidsflytstyring, lagerstyring, HRM, etc.) og de nyeste dataene,
• garanterer at et slikt dokument rett og slett ser glatt og ensartet ut (vedde på at sitatet som viser det beste også har best sjanse?).

Tretti programmer koblet

Documentaal har et slikt dokumentopprettingsprogram: dStyle 365. Det kan kobles til mer enn tretti forskjellige forretningsprogrammer; et tall som vokser raskt fordi kundene våre ber om flere forbindelser og vi er glade for å møte dem. Et program som eliminerer effektivitetsmordene som hver ansatt, hver bedrift kjenner (husker du de to timene med effektivitetstap per dag?).

"Hva skal jeg gjøre nå?"

Vi kommer ofte over den samme opplevelsen i samtaler med ansatte hos våre kunder: «Jeg pleide å løpe under kroppen min og jeg hadde følelsen av at arbeidet aldri ble ferdig. Nå for tiden har jeg ideen om at jeg er ferdig med arbeidet mitt klokken 15, og jeg tenker: hva skal jeg gjøre nå?'

Vel ... gjør mer nyttig arbeid der egenskapene til den ansatte virkelig kommer til sin rett! Det er fortjenesten et dokumentopprettingsprogram gir.

Ren effektivitetsgevinst, med andre ord.