Digital signatur? Ikke noe problem! Men vær så snill å ordne vanntett.

Digitaliseringen av korrespondanse gjør livet vårt (forretnings-) mye enklere. Tidene til skrivemaskin, tipp-ex og faks er lenge bak oss. Signaturen reiser også gjennom tiden. Hetten trenger ikke lenger å fjernes fra fyllepennen for å gi en enighet om innholdet i et dokument. Den digitale signaturen har den ubetingede, bindende og rettslige kraft som tilsvarer papirsignaturen.

Den digitale signaturen krever en streng, vanntett organisering. For, for å gi et eksempel, er det virkelig underskriverne som må signere dokumentet? Hvordan vet alle at han eller hun står overfor den eneste riktige versjonen av det aktuelle dokumentet? Og hvem garanterer at innholdet i dokumentet ikke endres etter å ha plassert signaturen?

Integritet

Garantiene som etterspørres her må gis av dokumenthåndteringssystemet og tilhørende digital signaturprotokoll. DMS kontrollerer integriteten til det innsendte dokumentet: ja, dette er den nyeste versjonen og nei, innholdet vil ikke lenger bli tuklet med. Ektheten til dokumentet er registrert, sertifisert og dermed garantert.

Stille samarbeid

Documentaal, som støtter bedrifter med dokumentoppretting og dokumenthåndtering, kobler sitt eget dokumenthåndteringssystem dStyle til den digitale signaturplattformen til ValidSign. Det sømløse samarbeidet mellom disse to organisasjonene sikrer full kontroll over dokumentenes autentisitet og integritet, samt autorisasjon og identifikasjon av autoriserte personer for signatur. Etter signering blir dokumentene og signaturene automatisk og nøye arkivert på en slik måte at de kan hentes frem på kort tid .

Tre nivåer

Vi skiller digitale signaturer i tre nivåer.

Den første er den vanlige, ukvalifiserte elektroniske signaturen: en e-postmelding som inneholder navnet ditt eller skannet signatur. Så lenge det dreier seg om ikke-rettslige dokumenter er dette tilstrekkelig.

Det tredje nivået, den kvalifiserte elektroniske signaturen, er beregnet på dommere, notarer, advokater og andre embetsinnehavere. Identiteten deres registreres personlig på forhånd av en notarius.

Det andre nivået gjelder den digitale signaturen som har rettskraft, for eksempel den som er lagt inn under en avtale, et offisielt brev, en erklæring eller annet dokument av den art. Den avanserte elektroniske signaturen er personlig. Sertifiseringstjenesteleverandøren, en såkalt Trusted Third Party (TTP), tar seg av dette. Bekreftelsen på at du er den du sier du er, garanteres av denne parten gjennom alle slags teser og koder. DMS-er og digitale signaturplattformer fokuserer hovedsakelig på dette nivået.

Fenomenal profitt

Gevinstene som kan oppnås ved å jobbe med digitale signaturer er fenomenale. Der selskaper trenger dager, om ikke uker for å få alle nødvendige signaturer plassert under et papirdokument (tenk på internasjonalt orienterte selskaper: FedEx tjener på det...), tar den digitale signaturen noen få minutter.

Hver underskriver kan signere på et sted og til et tidspunkt som passer dem. Enten det er fra skrivebordet hans på kontoret i Amsterdam Zuidoost, eller fra ferieadressen på Bahamas, så lenge han har en smarttelefon eller annen enhet til disposisjon, kan han signere (og ingen trenger å vente på ham) .

Det spiller tross alt ingen rolle hvor mange som må skrive under: to, ti, tre hundre? Ikke noe problem. Den digitale signaturen er ikke knyttet til tall. Og de underskriverne kan gjøre alt på samme tid; kom over det med en papirversjon!

En tilstand

Den digitale signaturen er uunnværlig i dagens næringsliv og tjenester. Det er én betingelse. Problemfritt arbeid med den digitale signaturen, hvor alle lovregler og personvernbestemmelser er tatt hensyn til, krever et dokumenthåndteringssystem som kan realisere denne omsorgen.

Reinoud Wouters,
partner Documentaal.

Vil du kommentere denne bloggen? Gjerne! Send dine kommentarer på e-post til rewo@documentaal.nl