Tuntikausien tehokkuus kasvaa työntekijää kohti: ne on niin helppo voittaa!
Vain kysymys.
Onko aavistustakaan, kuinka paljon aikaa työntekijä käyttää keskimäärin tiedon etsimiseen omista järjestelmistään ja sen tekemiseen sopivaksi uuteen asiakirjaan?
Ei? No, älä huolestu,.... Come-ie: noin kaksi tuntia päivässä!
Unit4, maailmanlaajuinen vakioliiketoimintaohjelmistojen valmistaja ja toimittaja, on tilannut tutkimusta hallinnollisten, toistuvien tehtävien suorittamiseen, kuten tietojen keräämiseen ja syöttämiseen. Tämä kysely, johon osallistui viisitoistasataa työntekijää yhdessätoista maassa – mukaan lukien Yhdysvallat, Saksa ja Alankomaat – osoittaa, että keskimääräinen työntekijä viettää noin 552 tuntia vuodessa tämän työn parissa: 69 täyttä työpäivää! Hups...
"Vai oliko se e-levy...?"
Käytämme siis noin neljänneksen työajastamme tietojen keräämiseen ja sovittamiseen uuteen asiakirjaan. Tietoja, joita emme löydä niin nopeasti: "Olisin laittanut sen c-levylle, eikö niin? Tai odota... eikö se ollut e-levy? Ja tuo asiakirja oli aivan kohdassa "Data", eikö niin? Vai oliko se kohdassa "Asiakirjat"? Jeez, kuka laittoi sen kohtaan 'Lainaukset'?'
Häiritse työtovereita
Kaksi tuntia päivässä. Myös uuden asiakirjan saattaminen vastaamaan yrityksen yritysidentiteettiä. Puhumattakaan ajasta, joka kuluu kollegojen häiritsemiseen: "Tiedätkö, mistä löydän kyseisen asiakirjan?" "Voitko etsiä sitä minulle?" "Ymmärrätkö, miksi tuo tulostin ei toimi?" Ja tarkistamalla, menikö kopiointi / liittäminen hyvin, ovatko tiedot oikein, korjaamalla virheet, tekemällä toinen tuloste ...
Kaksi tuntia päivässä, jota työntekijä voi paremmin käyttää työhön, jossa hänen ominaisuutensa tulevat omiinsa.
Arvokas
Sen pitäisi olla helpompaa, luulisi.
Ja onneksi sekin on mahdollista.
Yksi arvokkaimmista kehityksistä toimistoautomaation alalla on asiakirjojen luontiohjelmien käyttö. Ohjelmat, jotka varmistavat, että oikeita tietoja ja tietoja käytetään asiakirjoissa oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Tällainen asiakirjojen luontiohjelma
- tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden valita eri asiakirjatyyppien välillä: sopimus, kirje, tarjous tai mikä tahansa,
- pyytää yhtä tai kahta tietoa (esimerkiksi nimeä tai asiakasnumeroa),
- valitsee sitten kaikki tarvittavat tiedot kyseiselle asiakirjalle - mutta myös vain nämä tiedot! – automaattisesti CRM-järjestelmästä ja aseta ne oikeaan paikkaan,
- valitsee oikean mallin, siististi ainoalla hyvällä talotyylillä,
- pyytää täyttämään ainutlaatuiset muuttujat,
- varmistaa, että asiakirja metatietoineen tallennetaan turvallisesti digitaalisesti ja että se löytyy hyvin nopeasti dokumenttienhallintajärjestelmästä (DMS),
- tarjoaa loogisen linkin muihin ohjelmiin (työnkulun hallinta, varastonhallinta, HRM jne.) ja ajantasaisimpiin tietoihin,
- takaa, että tällainen asiakirja näyttää yksinkertaisesti liukkaalta ja yhtenäiseltä (lyö vetoa, että parhaaksi osoittavalla lainauksella on myös parhaat mahdollisuudet?).
Kolmekymmentä linkitettyä ohjelmaa
Documentaalilla on tällainen asiakirjojen luontiohjelma: dStyle 365. Tämä voidaan yhdistää yli kolmeenkymmeneen eri yritysohjelmistoon; määrä kasvaa nopeasti, koska asiakkaamme pyytävät lisää linkkejä ja tapaamme heidät mielellämme. Ohjelma, joka käsittelee tehokkuuden tappajia, jotka jokainen työntekijä, jokainen yritys tietää (ajatteletko näitä kahta tuntia tehokkuuden menetystä päivässä?).
"Mitä aion tehdä?"
Keskusteluissa asiakkaidemme työntekijöiden kanssa törmäämme usein samaan kokemukseen: "Minulla oli tapana pitää jalkani poissa kehoni alta ja minulla oli tunne, että työ ei ollut koskaan valmis. Nykyään minulla on ajatus, että lopetan työni kello 3 ja ajattelen: mitä aion tehdä nyt?
Kaivo... tehdä hyödyllisempää työtä, jossa kyseisen työntekijän ominaisuudet todella tulevat omiinsa! Se on voitto, jonka asiakirjojen luontiohjelma tarjoaa.
Puhdas tehokkuushyöty, toisin sanoen.
