Stunden der Effizienzsteigerung pro Mitarbeiter: Sie sind so leicht zu gewinnen!
Nur eine Frage.
Haben Sie eine Vorstellung davon, wie viel Zeit ein Mitarbeiter im Durchschnitt damit verbringt, Informationen in seinen eigenen Systemen zu suchen und für ein neues Dokument aufzubereiten?
Nein? Dann seien Sie nicht beunruhigt, .... Demnächst: etwa zwei Stunden pro Tag!
Unit4, weltweiter Hersteller und Anbieter von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware, hat eine Studie in Auftrag gegeben, die sich mit der Durchführung von administrativen, sich wiederholenden Aufgaben wie der Erfassung und Eingabe von Daten beschäftigt. Diese Untersuchung unter fünfzehnhundert Arbeitnehmern in elf Ländern - darunter die USA, Deutschland und die Niederlande - zeigt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer 552 Stunden pro Jahr mit dieser Arbeit verbringt: 69 volle Arbeitstage! Ups...
Oder war es doch die E-Disc...?
Wir verbringen also etwa ein Viertel unserer Arbeitszeit damit, Informationen zu sammeln und sie in ein neues Dokument einzubauen. Informationen, die wir nicht so schnell finden können: "Das habe ich doch auf der C-Diskette gespeichert, oder? Oder war es nicht die E-Disk? Und war dieses Dokument nicht gerade unter "Daten" zu finden? Oder war es unter "Dokumente"? Wer hat das denn unter "Zitate" abgelegt?
Kollegen beunruhigen
Zwei Stunden pro Tag. Außerdem muss das neue Dokument mit dem Stil des Unternehmens in Einklang gebracht werden. Ganz zu schweigen von der Zeit, die man braucht, um Kollegen zu ärgern: "Wissen Sie, wo ich dieses Dokument finden kann?" "Können Sie es für mich nachschlagen?" "Wissen Sie, warum der Drucker nicht funktioniert? Und die Überprüfung, ob das Kopieren/Einfügen richtig gemacht wurde, ob die Daten korrekt sind, die Korrektur von Fehlern, das Anfertigen eines weiteren Ausdrucks...
Zwei Stunden pro Tag, die der Arbeitnehmer für Arbeiten nutzen kann, die seinen Qualitäten besser entsprechen.
Wertvoll
Es sollte einfacher sein, könnte man meinen.
Und glücklicherweise ist das möglich.
Eine der wertvollsten Entwicklungen in der Büroautomatisierung ist der Einsatz von Programmen zur Dokumentenerstellung. Programme, die sicherstellen, dass die richtigen Informationen und Daten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort in Dokumenten verwendet werden. Ein solches Programm zur Erstellung von Dokumenten
- bietet dem Benutzer die Wahl zwischen verschiedenen Dokumenttypen: Vertrag, Brief, Angebot oder was auch immer,
- Fragt eine oder zwei Informationen ab (z. B. einen Namen oder eine Kundennummer),
- wählt dann alle notwendigen Daten - aber nur die Daten - für dieses Dokument automatisch aus dem CRM-System aus und platziert sie an der richtigen Stelle. - automatisch aus dem CRM-System und bringt sie an die richtige Stelle,
- wählt die richtige Vorlage, ordentlich im einzig guten Hausstil,
- fragt nach den eindeutigen Variablen, die ausgefüllt werden müssen,
- gewährleistet, dass das Dokument und seine Metadaten sicher digital gespeichert werden und sehr schnell aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgerufen werden können,
- sorgt für eine logische Verknüpfung mit anderen Programmen (Workflow-Management, Bestandsverwaltung, HRM usw.) und für die aktuellsten Daten,
- garantieren, dass ein solches Dokument einfach nur glatt und einheitlich aussieht (wetten, dass das Angebot, das am besten aussieht, auch die besten Chancen hat?)
Dreißig verbundene Programme
Documentaal bietet ein solches Programm zur Erstellung von Dokumenten an: dStyle 365. Es kann mit mehr als dreißig verschiedenen Unternehmenssoftwareprogrammen verbunden werden; eine Zahl, die schnell wächst, da unsere Kunden nach mehr Schnittstellen fragen und wir diese gerne erfüllen. Ein Programm, das sich um die Effizienzkiller kümmert, die jeder Mitarbeiter und jedes Unternehmen kennt (erinnern Sie sich noch an die zwei Stunden Effizienzverlust pro Tag?).
Was soll ich jetzt tun?
In Gesprächen mit den Mitarbeitern unserer Kunden machen wir oft die gleiche Erfahrung: "Früher bin ich mir die Beine wund gelaufen und hatte das Gefühl, dass die Arbeit nie fertig wurde. Heutzutage habe ich das Gefühl, dass ich um 3 Uhr mit meiner Arbeit fertig bin und denke: Was mache ich jetzt?
Nun... mehr nützliche Arbeit, die die Qualitäten dieses Mitarbeiters wirklich zur Geltung bringt! Das ist der Vorteil eines Programms zur Erstellung von Dokumenten.
Ein reiner Effizienzgewinn, mit anderen Worten.
