Document Assembly – hoe werkt dat?

Dat Documentaal helpt bij het automatiseren en vergemakkelijken van tijdrovende (en soms frustrerende) processen rond documentgebruik, staat inmiddels buiten kijf!

Vandaag gaan we wat inhoudelijker in op het hóe achter dit statement. Dus, in concrete termen: wat doet onze software dStyle 365 / LegalWord dan precies en welke impact heeft dit praktisch gezien op een organisatie?

Bouwstenen

Een Word-document bijvoorbeeld, wordt opgebouwd uit verschillende onderdelen: Er staat al dan niet een bedrijfslogo in de kop, wellicht een blok voor geadresseerden of contactpersonen, een colofon met persoonlijke en/of bedrijfsgegevens, ondertekenaars. En het belangrijkst: Het document bestaat uit tekst met afbeeldingen, verwijzingen, grafieken etc.: de content.

Zodra u kiest voor een  nieuw document – zij het een brief, factuur, contract of memo – haalt de software de benodigde data en indien gewenst de basiscontent uit het systeem om het bestand zonder zoekwerk of extra stappen voor u klaar te zetten. Dát is document assembly. En dat gaat heel ver!

Met een paar eenvoudige stappen creëert u een document waarbij u deze geheel voorbereidt om in het juiste DMS-dossier op te slaan, geadresseerden of contactpersonen op te halen uit een database of klantensysteem (CRM), en aanvullende zaken te kiezen.   U werkt vanuit een bepaald profiel binnen uw organisatie, waardoor het voor het systeem al meteen duidelijk is welk logo, adres, handtekening of contactgegevens gebruikt moeten worden.  Met één druk op de knop staat het template voor uw neus.

De koppeling met uw klantensysteem zorgt ervoor dat de juiste persoonsgegevens (inclusief aanhef en contactgegevens van de klant én uw eigen contactgegevens) al meteen klaar staan in uw brief op de juiste plek. Dat scheelt al meteen denk- en zoekwerk voor u als afzender. Standaard koppelingen waar u zo mee kunt koppelen zijn onder andere Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult en AFAS.

Een stap verder

We gaan nog een stapje verder. Niet alleen aanhef en adresgegevens kunnen klaargezet worden – ook daadwerkelijke content! Denk bijvoorbeeld aan een overeenkomst of opdrachtbevestiging.

Maak uw documentgebruik intelligent door tekst klaar te zetten die keer op keer terug zal blijven komen, bijvoorbeeld zoals in een contract of processtuk. Moet er een clausule over een leaseauto toegevoegd worden aan deze arbeidsovereenkomst of juist niet? Eén druk op de knop maakt het verschil. Is de andere partij van een contract een eenmanszaak? Dan is de content net even anders dan wanneer de ontvanger een bv is. Een handtekeningenregel toevoegen of juist niet? In een handomdraai is dat element – die bouwsteen – toegevoegd of verwijderd.

Dat is de intelligentie van document assembly met Documentaal. En dat gaat u tijd én frustraties schelen!

Samen met Documentaal, alles snel en overzichtelijk digitaal.