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Dokumentenmontage - Wie funktioniert sie?

Dokumentenmontage - wie funktioniert sie?

Dass Documentaal dazu beiträgt, zeitaufwändige (und manchmal frustrierende) Prozesse rund um die Nutzung von Dokumenten zu automatisieren und zu erleichtern, ist mittlerweile unbestritten!

Heute wollen wir das Wie hinter dieser Aussage etwas näher beleuchten. Konkret: Was genau macht unsere Software dStyle 365 / LegalWord, und welche Auswirkungen hat sie praktisch auf eine Organisation?

Bausteine

Ein Word-Dokument zum Beispiel besteht aus mehreren Teilen: Es kann ein Firmenlogo in der Kopfzeile geben oder auch nicht, vielleicht einen Block für Adressaten oder Ansprechpartner, ein Kolophon mit persönlichen und/oder Firmenangaben, Unterzeichner. Und das Wichtigste: Das Dokument besteht aus Text mit Bildern, Verweisen, Grafiken usw.: dem Inhalt.

Sobald Sie ein neues Dokument - sei es ein Brief, eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Memo - auswählen, ruft die Software die erforderlichen Daten und, falls erforderlich, den grundlegenden Inhalt aus dem System ab, um die Datei ohne Suchen oder zusätzliche Schritte für Sie vorzubereiten. Das ist die Dokumentenmontage. Und das ist ein langer Weg!

In wenigen einfachen Schritten erstellen Sie ein Dokument, bereiten es vollständig für die Ablage in der entsprechenden DMS-Datei vor, rufen Adressaten oder Kontakte aus einer Datenbank oder einem Kundenbeziehungssystem (CRM) ab und wählen zusätzliche Elemente aus. Sie arbeiten mit einem bestimmten Profil innerhalb Ihrer Organisation und machen dem System sofort klar, welches Logo, welche Adresse, welche Unterschrift oder welche Kontaktdaten verwendet werden sollen. Mit einem Tastendruck liegt die Vorlage vor Ihnen.

Die Verknüpfung mit Ihrem Kundensystem sorgt dafür, dass die richtigen persönlichen Angaben (einschließlich Anrede und Kontaktdaten des Kunden sowie Ihre eigenen Kontaktdaten) sofort in Ihrem Brief an der richtigen Stelle bereitstehen. Das erspart Ihnen als Absender Denk- und Sucharbeit. Zu den Standardschnittstellen, die Sie anbinden können, gehören Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult und AFAS.

Einen Schritt weiter

Wir gehen noch einen Schritt weiter. Nicht nur Anrede- und Adressdaten können aufbereitet werden, sondern auch aktuelle Inhalte! Denken Sie zum Beispiel an einen Vertrag oder eine Auftragsbestätigung.

Machen Sie Ihre Dokumente intelligent, indem Sie Texte vorbereiten, die immer wieder auftauchen, z. B. in einem Vertrag oder in einem Rechtsstreit. Sollte eine Klausel über ein Leasingfahrzeug in diesen Arbeitsvertrag aufgenommen werden oder nicht? Ein Klick auf eine Schaltfläche macht den Unterschied. Ist die andere Vertragspartei ein Einzelunternehmen? Dann ist der Inhalt etwas anders, als wenn der Empfänger eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist. Eine Unterschriftszeile hinzufügen oder nicht? Im Handumdrehen wird dieses Element - dieser Baustein - hinzugefügt oder entfernt.

Das ist die Intelligenz der Dokumentenzusammenstellung mit Documentaal. So sparen Sie Zeit und Frustration!

Zusammen mit Documentaal ist alles digital, schnell und übersichtlich.

 

 

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