Assemblage de documents - comment cela fonctionne-t-il ?

Le fait que Documentaal aide à automatiser et à faciliter les processus fastidieux (et parfois frustrants) liés à l'utilisation des documents est désormais incontestable !

Aujourd'hui, nous allons expliquer un peu plus en détail le pourquoi de cette affirmation. Concrètement, que fait exactement notre logiciel dStyle 365 / LegalWord et quel est son impact pratique sur une organisation ?

Blocs de construction

Un document Word, par exemple, est composé de plusieurs parties : Il peut y avoir ou non un logo d'entreprise dans l'en-tête, peut-être un bloc pour les destinataires ou les contacts, un colophon avec des détails personnels et/ou d'entreprise, des signataires. Et surtout : le document est constitué d'un texte avec des images, des références, des graphiques, etc. : le contenu.

Dès que vous choisissez un nouveau document - qu'il s'agisse d'une lettre, d'une facture, d'un contrat ou d'un mémo - le logiciel récupère les données nécessaires et, si nécessaire, le contenu de base du système pour préparer le fichier pour vous sans aucune recherche ou étape supplémentaire. C'est l'assemblage de documents. Et ça va loin !

En quelques étapes simples, vous créez un document, en le préparant entièrement pour le stockage dans le fichier GED approprié, en récupérant des destinataires ou des contacts dans une base de données ou un système de relations avec les clients (CRM), et en choisissant des éléments supplémentaires. Vous travaillez à partir d'un certain profil au sein de votre organisation, ce qui permet au système de savoir immédiatement quel logo, quelle adresse, quelle signature ou quelles coordonnées doivent être utilisés. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que le modèle soit devant vous.

Le lien avec votre système client garantit que les données personnelles correctes (y compris la formule de politesse et les coordonnées du client ainsi que vos propres coordonnées) sont immédiatement prêtes dans votre lettre, au bon endroit. Cela vous évite, en tant qu'expéditeur, d'avoir à réfléchir et à chercher. Les interfaces standard avec lesquelles vous pouvez établir un lien sont Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult et AFAS.

Un pas de plus

Nous allons un peu plus loin. Il est possible de préparer non seulement les données de salutation et d'adresse, mais aussi le contenu réel ! Pensez, par exemple, à un accord ou à une confirmation de commande.

Rendez votre utilisation des documents intelligente en préparant le texte qui reviendra sans cesse, par exemple dans un contrat ou un document de litige. Faut-il ou non ajouter une clause de location de voiture à ce contrat de travail ? Un simple clic sur un bouton fait toute la différence. L'autre partie au contrat est-elle une entreprise individuelle ? Le contenu est alors légèrement différent que si le destinataire est une société à responsabilité limitée. Ajouter une ligne de signature ou non ? En un clin d'œil, cet élément - ce bloc de construction - est ajouté ou retiré.

C'est l'intelligence de l'assemblage de documents avec Documentaal. Et cela vous fera gagner du temps et de la frustration !

Avec Documentaal, tout est numérique, rapidement et clairement.