Montaje de documentos: ¿cómo funciona?

Que Documentaal ayuda a automatizar y facilitar los procesos que consumen mucho tiempo (y a veces son frustrantes) en torno al uso de documentos es algo que ya no admite discusión.

Hoy profundizaremos un poco más en el cómo de esta afirmación. En concreto: ¿qué hace exactamente nuestro software dStyle 365 / LegalWord y qué impacto tiene en la práctica en una organización?

Bloques de construcción

Un documento de Word, por ejemplo, se compone de varias partes: Puede haber o no un logotipo de la empresa en la cabecera, tal vez un bloque para los destinatarios o contactos, un colofón con datos personales y/o de la empresa, los firmantes. Y lo más importante: el documento consta de texto con imágenes, referencias, gráficos, etc.: el contenido.

En cuanto elija un nuevo documento, ya sea una carta, una factura, un contrato o una nota, el software recuperará los datos necesarios y, si es necesario, el contenido básico del sistema para preparar el archivo sin necesidad de realizar búsquedas ni pasos adicionales. Esto es el montaje de documentos. Y llega muy lejos.

Con unos sencillos pasos, se crea un documento, preparándolo por completo para su almacenamiento en el archivo DMS correspondiente, recuperando los destinatarios o contactos de una base de datos o de un sistema de relaciones con los clientes (CRM), y eligiendo los elementos adicionales. Usted trabaja a partir de un determinado perfil dentro de su organización, dejando inmediatamente claro al sistema qué logotipo, dirección, firma o datos de contacto debe utilizar. Con sólo pulsar un botón, la plantilla está delante de usted.

El enlace con su sistema de clientes garantiza que los datos personales correctos (incluidos el saludo y los datos de contacto del cliente, así como sus propios datos de contacto) estén listos de inmediato en su carta en el lugar correcto. Esto le ahorra a usted, como remitente, pensar y buscar. Entre las interfaces estándar con las que se puede enlazar se incluyen Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult y AFAS.

Un paso más allá

Vamos un paso más allá. No sólo se pueden preparar los datos del saludo y la dirección, sino también el contenido real. Piense, por ejemplo, en un acuerdo o una confirmación de pedido.

Haga que el uso de sus documentos sea inteligente, preparando un texto que se repita una y otra vez, por ejemplo, en un contrato o en un documento de litigio. ¿Debería añadirse una cláusula sobre un coche de alquiler a este contrato de trabajo o no? Un clic en un botón marca la diferencia. ¿La otra parte del contrato es una empresa individual? Entonces el contenido es ligeramente diferente que si el destinatario es una sociedad anónima. ¿Añadir una línea de firma o no? En un abrir y cerrar de ojos, ese elemento, ese bloque de construcción, se añade o se elimina.

Esa es la inteligencia del montaje de documentos con Documentaal. Y le ahorrará tiempo y frustración.

Con Documentaal, todo es digital, rápido y claro.