Dokumentmontering – hur fungerar det?

Att Documentaal hjälper till att automatisera och underlätta tidskrävande (och ibland frustrerande) processer kring dokumentanvändning är nu oomtvistligt!

Idag kommer vi att gå in lite mer i detalj på hur detta uttalande kommer sig. Så, i konkreta termer: vad exakt gör vår programvara dStyle 365 / LegalWord, och vilken inverkan har den praktiskt på en organisation?

Byggstenar

Ett Word-dokument består till exempel av flera delar: Det kan eller inte finnas en företagslogotyp i rubriken, kanske ett block för mottagare eller kontakter, en kolofon med personliga och / eller företagsuppgifter, undertecknare. Och viktigast av allt: Dokumentet består av text med bilder, referenser, grafer etc.: innehållet.

Så snart du väljer ett nytt dokument - vare sig det är ett brev, faktura, kontrakt eller memo - hämtar programvaran nödvändiga data och, om så önskas, det grundläggande innehållet från systemet för att förbereda filen åt dig utan att söka eller extra steg. Det är dokumentmontering. Och det räcker långt!

Med några enkla steg kan du skapa ett dokument som förbereder det helt för att lagra i rätt DMS-fil, hämta mottagare eller kontakter från en databas eller ett kundsystem (CRM) och välja ytterligare objekt.   Du arbetar från en viss profil inom din organisation, så det är omedelbart klart för systemet vilken logotyp, adress, signatur eller kontaktuppgifter som ska användas.  Med en knapptryckning är mallen framför dig.

Kopplingen till ditt kundsystem säkerställer att rätt personuppgifter (inklusive hälsningsfraser och kontaktuppgifter till kunden samt dina egna kontaktuppgifter) finns omedelbart redo på rätt plats i ditt brev. Det gör att du som avsändare slipper tänka och leta. Standardgränssnitt som du kan länka till är bland annat Dynamics, ContactManager, Exact, Outlook, AdminConsult och AFAS.

Ett steg längre

Låt oss gå ett steg längre. Inte bara hälsningsfraser och adressuppgifter kan förberedas – även faktiskt innehåll! Tänk till exempel på ett avtal eller orderbekräftelse.

Gör din dokumentanvändning intelligent genom att förbereda text som kommer tillbaka om och om igen, till exempel i ett kontrakt eller processdokument. Ska en klausul om en leasingbil läggas till i detta anställningsavtal eller inte? Ett knapptryck gör hela skillnaden. Är den andra avtalsparten en enskild firma? Då är innehållet något annorlunda än när mottagaren är en bv. Lägga till en signaturrad eller inte? På ett ögonblick läggs det elementet – den byggstenen – till eller tas bort.

Det är intelligensen i dokumentmontering med Documentaal. Och det kommer att spara tid och frustrationer!

Tillsammans med Documentaal är allt snabbt och tydligt digitalt.