Zo krijgt u een uniforme handtekening in Outlook
Een handtekening onder een e-mail is een digitaal visitekaartje. En dat een visitekaartje er netjes uit moet zien, daar zijn we het waarschijnlijk allemaal over eens. Natuurlijk heeft er vast weleens een snelle jongen een belangrijke deal gesloten nadat hij zijn telefoonnummer op een servetje had gekrabbeld, maar als serieus bedrijf wilt u graag dat uw medewerkers serieus overkomen. Een nette Outlook-handtekening dus. Maar hoe voorkomt u nou dat al die handtekeningen er nét even anders uitzien?
Gewoon doen
Een andere groet, een verkeerde opmaak, net niet de juiste huiskleuren, een disclaimer die ontbreekt, dat is al slordig genoeg. Maar ook als u een nieuwe actie of campagne hebt uitgerold, wilt u ongetwijfeld dat uw medewerkers die onder hun handtekening plaatsen. Zo ging deze zomer het nummer ‘Gewoon doen’ van Coolblue’ers Marlin en Shaqueel onverwacht viral op Spotify, YouTube en TikTok. Krijg dat maar eens snel en op een uniforme manier in alle e-mailhandtekeningen van uw medewerkers.
Slim automatiseren
Met de slimme optie in dStyle365 regelt u dat met één druk – vooruit, twee dan – op de knop. U maakt de e-mailhandtekening centraal aan en rolt die uit door uw hele organisatie, desnoods met varianten per afdeling of locatie zodat u het juiste adres en de juiste socialmediakanalen kunt koppelen. Meerdere talen? Geen probleem. Een mail namens iemand anders laten tekenen – mits die persoon daarvoor geautoriseerd is uiteraard – is ook een fluitje van een cent. Standaard tekstblokken nodig, bijvoorbeeld als u een offerte verstuurt of een bepaalde voorwaarde wilt toevoegen? Heel eenvoudig voegt u die toe aan de mail. Wilt u nog een stap verder en direct rechtsgeldig ondertekenen? Met PKIsigning wordt u vanzelf door een ondertekenproces geloodst. Ideaal voor bijvoorbeeld accountants. Zo heeft u in no-time een rechtsgeldig ondertekend document retour.
Vier vliegen in één klap
Zo’n nette, uniforme Outlook-handtekening lijkt misschien bijzaak. Maar op deze manier zorgt u voor optimalisatie, uniformiteit én een professionele uitstraling en maakt u het leven van uw medewerkers een stukje gemakkelijker. Zo slaat u maar liefst vier vliegen in één klap. Wat wilt u nog meer?
Nieuwsgierig?
Meer weten over dStyle365 en onze digitale ondertekeningmodule? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We leren u graag kennen.
5 risico’s die elk bedrijf loopt zonder een goed georganiseerd documentbeheer systeem
Ongeacht de grootte van een bedrijf, de hoeveelheid digitale documenten kan snel uit de hand…