Binnen dStyle365/LegalWord365 heeft u 3 verschillende mogelijkheden om PDF bestanden te delen.
Met deze functie wordt een standaard PDF document gecreëerd. PDF documenten kunnen koppelingen, knoppen, formuliervelden, enz. bevatten.
PDF (wijzigingen bijhouden)
Als u deze optie kiest dan worden eventuele wijzigingen en opmerkingen die u in het document heeft meegenomen bij het creëren van het PDF document. Het is hierbij wel noodzakelijk dat u de “Wijzigingen bijhouden” functie van Word heeft aan staan.
PDF/A
Bij PDF/A (Portable Document Format Archivable) wordt een PDF document gecreëerd die specifiek is bedoeld voor het archiveren van documenten voor de lange termijn. Alle informatie die nodig is om het document zo getrouw mogelijk te kunnen blijven tonen is in het document gecodeerd.
- Insluiten van alle lettertypen: Zodat het document altijd correct wordt weergegeven, ongeacht of de gebruikte lettertypen beschikbaar zijn op het systeem waarmee het wordt bekeken.
- Geen afhankelijkheid van externe bronnen: Alle benodigde informatie om het document weer te geven, moet binnen het bestand zelf zijn opgenomen.
- Geen gebruik van bepaalde functies: Zoals JavaScript, audio en video, omdat deze mogelijk niet consistent worden ondersteund in de toekomst.
- Metagegevens: Het document moet beschikken over bepaalde metadata voor identificatie en beheer.
In de meeste gevallen is het opslaan als PDF document (de eerste optie) voldoende.