Hoe je het digitale ondertekenproces nog eenvoudiger maakt
Digitaal ondertekenen: bedrijven winnen er veel tijd mee, het ondertekenproces wordt vereenvoudigd en het geeft een betere klantervaring. Daarnaast heeft het naar de cloud gaan van bedrijven een vlucht genomen met de komst van digitaal ondertekenen. Niet voor niets is digitaal ondertekenen steeds populairder geworden. Maar, het kan nog veel sneller en beter met dStyle 365. De digitale ondertekeningmodule in dStyle 365 is verder ontwikkeld en heeft nu ook een koppeling met PKIsigning. Ideaal voor bijvoorbeeld accountants, die nu vanzelf door het ondertekenproces worden geloodst. Met PKIsigning verkrijgen bedrijven sneller dan ooit de noodzakelijke handtekening terwijl ze aan alle wettelijke eisen voldoen.
Iedereen die gebruik maakt van een digitaal ondertekeningplatform weet dat er best een aantal stappen te zetten zijn voordat je je brief, opdrachtbevestiging of contract goed in het proces hebt zitten. Het is een zoektocht: allereerst moet je op zoek naar alle persoonsgegevens die nodig zijn om het proces soepel te laten verlopen en daarnaast heb je ook de juiste telefoonnummers en mailadressen nodig van de ondertekenaars. Staan die in je werkomgeving of moet je daarvoor het web afstruinen? Zorgen dat handtekeningen op de juiste plek in het document komen is ook niet altijd even makkelijk. Bijvoorbeeld: als blijkt dat je een ondertekenaar bent vergeten toe te voegen, ben je wederom veel tijd kwijt aan het opnieuw indelen van je brief of opdrachtbevestiging: je zoektocht naar gegevens begint opnieuw én een nieuwe plek voor de handtekening moet worden gecreëerd.
Geen twijfel over gemiste stappen
dStyle 365 is gekoppeld aan het ondertekeningplatform, maar ook aan het documentmanagementsysteem en het CRM-systeem. Daarmee zijn alle relevante documenten en persoonsgegevens die nodig zijn voor het zetten van de handtekening op een brief, rapport of overeenkomst binnen handbereik. Natuurlijk worden ook alle noodzakelijke stappen die leiden tot een ondertekend document doorlopen. De opsteller komt vanzelf tot een rechtsgeldige brief, zonder eraan te hoeven twijfelen of alle stappen en informatie wel aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de?two-factor-authentication?die checkt of het mailadres en het telefoonnummer van de ondertekenaar bij elkaar horen. Wanneer gegevens incorrect of incompleet zijn, geeft dStyle 365 dat aan.
Meerdere ondertekenaars toevoegen
Met een paar muisklikken voeg je een nieuwe plek voor een handtekening toe. Het toevoegen van meerdere ondertekenaars aan het document gaat net zo eenvoudig. Ze worden automatisch opgehaald als ze in de dStyle 365-gegevens zijn opgenomen. Als dat niet zo is, kan de opsteller de gegevens via het document ophalen uit het CRM-systeem. Denk bijvoorbeeld aan naam, locatie van handtekening, e-mailadres en telefoonnummer van de ondertekenaar. Vervolgens kan je rechtstreeks vanuit dStyle 365, Microsoft 365 het ondertekeningproces starten zonder eerst naar het platform, zoals PKIsigning, te hoeven navigeren en bijvoorbeeld het document te moeten uploaden. De – met behulp van dStyle 365- ?gekozen ondertekenaars krijgen in dit voorbeeld van PKIsigning een mail met een uitnodiging om te tekenen. De opsteller van het document kan hieraan een einddatum koppelen. Na ondertekening is het document rechtsgeldig. De opsteller van het document wordt via zijn PKIsigning-account op de hoogte gehouden van het ondertekenproces.
De cirkel is rond
Een extra voordeel van dStyle 365 is dat naast een veel sneller en overzichtelijker proces voor het digitaal ondertekenen van je document, dStyle 365 ook zorgt dat je document opgeslagen is in het juiste dossier en eventueel je CRM is bijgewerkt. Ook kan je met dStyle 365 gemakkelijk standaard opdrachtbevestigingen of contracten opstellen en die eenvoudig personaliseren naar de juiste klanten of partijen en een nieuw digitaal ondertekeningproces starten. Waar je voorheen dagen tot weken moest wachten op een ondertekend document, heb je met de PKIsigining koppeling van dStyle 365 een rechtsgeldig ondertekend document binnen enkele uren retour.
Nieuwsgierig?
