Newtone
Big Bang Branding: hoe 1.100 medewerkers in één dag overstapten naar een nieuwe huisstijl
Newtone, een nieuw advies- en accountantskantoor, is in 2024 ontstaan uit de fusie van Koenen en Co, HLB Witlox Van den Boomen, en PKF Wallast. Bij deze fusie hoorde een nieuwe naam en huisstijl: Newtone. Dankzij de inzet van Documentaal konden alle 1.100 medewerkers direct gebruikmaken van de nieuwe branding.
"De nieuwe naam moest geheim blijven tot de dag van de introductie. Hiervoor tekenden we een geheimhoudingsverklaring. In een schaduwomgeving hebben we alles klaargezet om de doorvoering van de naamswijziging probleemloos te laten verlopen."
De uitdaging
Met ruim 1.100 medewerkers vanuit 13 vestigingen in de economische groeiregio's van Zuid- en West-Nederland is Newtone een omvangrijke organisatie die alles wat ze doet serieus neemt, inclusief de lancering van de nieuwe huisstijl.
HLB Witlox Van den Boomen werkte al met Documentaal en koos ervoor om Documentaal ook deze belangrijke overgang te laten faciliteren. De uitdaging was ervoor te zorgen dat op de dag van de lancering alle medewerkers van Newtone de nieuwe huisstijl in al hun documenten konden gebruiken.
Het proces
Menno Ansink van Documentaal vertelt: "De nieuwe naam moest geheim blijven tot de dag van de introductie. Hiervoor tekenden we een geheimhoudingsverklaring. In een schaduwomgeving hebben we alles klaargezet om de doorvoering van de naamswijziging probleemloos te laten verlopen."
In een kopie van de bestaande omgeving, waar templates, logo's en andere huisstijlelementen stonden, werd alles aangepast. "We hebben dit tijdig opgepakt zodat Newtone de tijd had om te testen buiten de productieomgeving om. Hieruit kwamen een paar kleine aanpassingen die we hebben opgepakt."
"Op de grote dag, de introductie van de naam Newtone aan de buitenwereld, is de testconfiguratie publiekelijk gemaakt. Kortom, de oude omgeving is vervangen door de nieuwe, waardoor alle documenten en e-mailhandtekeningen in de nieuwe stijl beschikbaar waren."
De resultaten
Tijdens de evaluatie hoorden we terug dat het project prettig is verlopen. Na livegang moesten nog een paar kleine dingen worden opgepakt, zoals een kleinigheidje in de e-mailhandtekening.
Menno: "In onze software kun je dit centraal aanpakken. Op basis van je gebruikersprofiel wordt vanuit deze centrale omgeving de huisstijl opgehaald die bij je past. Hiervoor hebben we verschillende soorten templates aangepast, zoals de brief, aangiftedocument en overeenkomst. De themakleuren en nummeringen leggen we in een mastertemplate vast en kopiëren we over alle andere templates. Dat scheelt enorm veel tijd voor ons en uiteindelijk ook voor de klant."
Dankzij deze aanpak is er veel tijd bespaard, omdat aanpassingen centraal worden gedaan en voor iedereen hetzelfde zijn. Dit zorgt voor rust en vertrouwen dat alles goed zit.
Zelfstandigheid en professionalisme
Met dStyle365 kan een klant zelf alle aanpassingen verrichten. Voor de big bang koos het kantoor ervoor om dit door Documentaal te laten doen om zeker te zijn van een goede uitvoering. Dit bespaart het team van Newtone tijd en garandeert een professionele aanpak. Door dit in handen van specialisten te leggen, wist ze dat het goed zou gaan.
"dStyle365 heeft als doel om uniformiteit uit te stralen. Wie een document aanmaakt of een handtekening plaatst, het maakt niet uit, de professionaliteit naar buiten toe is altijd hetzelfde."
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Ontdek hoe Documentaal ook uw organisatie kan helpen met efficiëntere documentcreatie en een consistente huisstijl. Plan een vrijblijvende demo in.