HMB Accountants

HMB Accountants werkt al jaren succesvol in een cloud-gebaseerde documentbeheeroplossing met Documentaal en SharePoint

HMB Accountants: stabiel groeien met Documentaal en SharePoint

HMB Accountants bevond zich enkele jaren terug op een kruispunt. Het bestaande Document Management Systeem (DMS) voldeed niet langer aan de verwachtingen. “We waren gewoon niet tevreden,” geeft Marc Bastiaansen van HMB Accountants toe. “En daarbij werkte het huidige systeem nog niet in de cloud.” De zoektocht naar een betere oplossing verliep via de ICT-partner, die hen een gedurfde suggestie deed: “Je weet dat SharePoint de toekomst is en dit is een goede partij daarvoor: Documentaal.”

De eerste kennismaking: documentcreatie en -beheer in de cloud

Documentaal kwam langs voor een demo op het kantoor van HMB Accountants. Parallel aan deze demo werd de koppeling tussen de CRM-applicatie van destijds UNIT4 en de SharePoint DMS-oplossing van Documentaal uitvoerig getest. “Wat die koppeling inhoudt?” vraagt Marc. “Als we een nieuwe klant in CRM aanmaken, wordt deze direct in SharePoint aangemaakt met een bijbehorende mappenstructuur. Hierin worden alle documenten automatisch opgeslagen. En dat werkt fantastisch. Vooral omdat de mappen ook aan Outlook zijn gekoppeld. E-mails en bijlagen worden dus automatisch opgeslagen in de juiste mappen. Dat scheelt enorm veel tijd.”

De overstap naar Documentaal kende maar een klein tegenargument en wel dat Documentaal vooral succesvol was in de advocatuur. De accountancy was relatief nieuw. Toch zorgden de gedrevenheid en overtuiging van het Documentaal-team ervoor dat Marc en zijn collega’s vertrouwen hadden in de samenwerking. “We zijn wel wat gewend qua automatisering,” vertelt Marc. “Mijn stelregel is dat er ieder jaar iets nieuws wordt geïmplementeerd. Zo blijven we op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en zorgen we ervoor dat we vooroplopen. Dat betekent dat we ook redelijk snel schakelen wat nieuwe applicaties betreft en daarbij ook vertrouwen op ons onderbuikgevoel.”

De voordelen van de koppeling met SharePoint

De keuze voor SharePoint werd ingegeven door twee hoofdredenen:

Cloud-first visie: HMB Accountants is graag vooruitstrevend en werken in de cloud is daarbij essentieel. Documentaal was een van de weinige aanbieders die met haar software aan deze visie kon voldoen.
Werken van overal: dankzij de cloudgebaseerde oplossing maakt het niet uit waar medewerkers werken. “Zo werkt een medewerker van ons vanuit Curaçao,” vertelt Marc. “Dat is perfect, want het systeem ondersteunt werken op afstand moeiteloos.”

Ondanks dat HMB Accountants zichzelf soms “een beetje saai” vindt vanwege haar stabiele klantenbasis en de minimale acquisitie die ze daardoor moet doen, weet ze exact wat er aan werk is en wat ze moet doen. “We zijn een stabiel kantoor. Dat betekent ook dat we de ruimte hebben om vol in te zetten op innovatie. Dit komt de korte lijnen met onze klanten echt ten goede.”

“Ik geef een paar steekwoorden in, en er wordt over de hele database gezocht, inclusief e-mails. Dat scheelt enorm veel tijd en frustratie.”

Integratie met ValidSign een extra pluspunt

Wat Documentaal écht onderscheidt, is de gebruiksvriendelijkheid en de efficiëntie die het biedt in vergelijking met het vorige systeem. “In het oude systeem konden we alleen binnen een klantdossier zoeken als we precies wisten waar we naar op zoek waren,” legt Marc uit. “Maar met Documentaal geef ik een paar steekwoorden in, en er wordt over de hele database gezocht, inclusief e-mails. Dat scheelt enorm veel tijd en frustratie.”

De integratie met ValidSign is een ander voorbeeld van de toegenomen efficiëntie. “Als ik documenten in SharePoint heb staan, bied ik deze eenvoudig ter ondertekening aan aan de klant,” legt Marc uit. “Na het versturen en het ontvangen van een getekend document, wordt het bestand automatisch in SharePoint vervangen met het bewijsdocument. Geen handmatige acties meer, en het ziet er ook nog eens professioneel uit voor de klant.”

Klaar voor de toekomst: AI en meer

Terwijl HMB Accountants tevreden is met de huidige setup, kijkt ze ook naar de toekomst. “We testen momenteel co-pilot functies met AI,” zegt Marc. “Het is nog een beetje spielerei, maar we vertrouwen op de expertise van partners zoals Documentaal om ons hierbij te ondersteunen.”

Daarnaast is HMB Accountants bezig met het onderzoeken van verdere integraties, zoals een koppeling met werkprogramma’s van Exact. “Documentaal denkt hierin prettig met ons mee,” vertelt Marc. “Alle facturen kunnen we al zien in het dossier, maar er kan nog meer uit het proces worden gehaald. Dat zijn stappen die we in de toekomst willen zetten.”

Met de overstap naar SharePoint en de ondersteuning van Documentaal heeft HMB Accountants een stabiele, toekomstgerichte oplossing gevonden die helpt om efficiënter te werken en klanten nog beter te bedienen. “Dit loopt voor nu stabiel en doet wat het moet doen,” concludeert Marc tevreden. “En dat is precies wat we nodig hebben om onze stabiele groei te blijven voortzetten.”

Vraag een demo aan

Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.

Het formulier is met succes verzonden!

Er waren wat fouten bij het verzenden van het formulier. Controleer nogmaals alle formuliervelden.