Aveco de Bondt

Efficiëntie in stijl: hoe Aveco de Bondt met dStyle365 en SharePoint de toekomst vormgeeft

Aveco de Bondt, een ingenieurs- en adviesbureau, is ontstaan uit twee bedrijven die meerdere kleinere bureaus hebben overgenomen. Deze diversiteit is zowel een kracht als een uitdaging, gezien het brede palet aan diensten – van bodemonderzoek en constructieve berekeningen tot grondwateronderzoek en duurzaamheidsadvies. “We leveren 70-80 verschillende diensten, voorheen zelfs vanuit vijf merken,” zegt Helga Leeuwenkamp – van der Reest. “Huisstijlbewaking en het consistent gebruik van modellen was erg lastig.. dStyle365 heeft al deze zorgen weg genomen.”

“Met dStyle365 werken we volgens
een vast stramien, wat we positief
ervaren. Onze medewerkers zijn ontzettend intelligent, maar we willen liever niet dat ze aan dit soort werk hun energie verspillen.”

Intranet als startpunt

In 2019 startte Aveco de Bondt een project om een intranet te ontwikkelen met een projectportaal, zodat projectadministratie en dossiers op een eenduidige manier bijgehouden konden worden. Daarbij wilde zij een applicatie om de huisstijl, voor de destijds nog vijf merken, te borgen. Wortell, het bedrijf dat het intranet leverde, adviseerde Documentaal als dé leverancier van een applicatie voor huisstijlbeheer en sjablonen. “De gesprekken en het voorstel waren goed, dus kozen we al snel voor Documentaal,” vertelt Helga. “Wat wij zochten, biedt Documentaal al in de basis.”

Aveco de Bondt werkt nu bijna vijf jaar met dStyle365 en SharePoint. “Wij vinden het belangrijk dat we met één applicatie de huisstijl van Aveco de Bondt borgen,” legt Helga uit. “Voorheen pakten we Word-bestanden voor ieder nieuw document en knipten en plakten we alles. Met dStyle365 werken we volgens een vast stramien, wat we positief ervaren. Onze medewerkers zijn ontzettend intelligent, maar we willen liever niet dat ze aan dit soort werk hun energie verspillen.”

Uiteindelijk lanceerde het bedrijf in 2021 één nieuwe huisstijl voor alle merken. “Dankzij dStyle365 dwingen we af dat iedereen deze stijl gebruikt. Communiceer je als klant met ons team bodem of team bouwfysica, dan alles ziet er hetzelfde uit, qua opbouw en uitstraling.”

Centraal uitrollen van veranderingen

Helga heeft intern een community opgezet en is applicatiebeheerder en functioneel beheerder van dStyle365. “Per business unit hebben we een documentbeheerder die de vraagbaak is voor collega’s. Ik zorg voor de master templates en de business unit collega’s voor de tekstblokken en de modellen. Dit zorgt voor vakkennis en borging op de werkvloer.”

Het werken met dStyle365 en SharePoint biedt Aveco de Bondt tal van voordelen:

Versiebeheer en uniformiteit: “We hebben niet meer allerlei versies van documenten. Als ik algemene voorwaarden aanpas, weet ik zeker dat iedereen de juiste versie meestuurt.”
Efficiëntie en gemak: “We gebruiken tekstblokken in Outlook om sneller e-mails op te stellen en standaard dia’s in PowerPoint aan te passen. Dit bespaart enorm veel tijd.”
Maatwerk: “Ons projectenportaal, gebaseerd op SharePoint, zorgt ervoor dat projectgegevens automatisch ingevuld worden in nieuwe documenten. Documentaal kijkt mee naar maatwerk en communiceert goed met ons en met Wortell.”

Documentaal helpt Aveco de Bondt om documentcreatie centraal te regelen en aan te sturen, of het nu gaat om opdrachtbevestigingen, algemene voorwaarden of e-mailhandtekeningen. “Het vraagt een investering, maar het levert meer op dan het kost. Met 400 medewerkers zorgt het ervoor dat we efficiënt werken zonder extra FTE’s in te zetten.”

De samenwerking met Documentaal verloopt soepel. Helga: “Het team is altijd beschikbaar en denkt mee. Suggesties worden serieus genomen en snel opgepakt. Dit geeft rust en vertrouwen.”

“dStyle-en is hier een werkwoord geworden,” lacht Helga. “Mensen waarderen de efficiëntie en het gemak dat het biedt. Documentaal helpt ons om als een sterk merk naar buiten te reden, wat ons werk een stuk makkelijker maakt.”

Vraag een demo aan

Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.

Het formulier is met succes verzonden!

Er waren wat fouten bij het verzenden van het formulier. Controleer nogmaals alle formuliervelden.