Een vaststellingsovereenkomst (VSO) wordt in veel organisaties gezien als iets dat er nu eenmaal bij hoort. Een document dat zorgvuldig moet worden opgesteld, meestal door een jurist, en dat per dossier net even anders is. Maar bij nadere beschouwing zit de complexiteit vaak niet zozeer in het document zelf, maar in alles wat eraan voorafgaat.
Volgens Rob Duijndam is een VSO dan ook geen los document, maar eerder het eindpunt van een proces. De manier waarop dat proces is ingericht, bepaalt hoeveel tijd erin gaat zitten, hoeveel afstemming nodig is en waar fouten ontstaan.
Waar het in de praktijk vaak schuurt
In de praktijk ontstaat variatie meestal niet bewust, maar stap voor stap. Een eerdere overeenkomst wordt erbij gepakt omdat die er al ligt, een clausule wordt net iets aangepast voor deze situatie en een berekening wordt handmatig gedaan omdat dat sneller lijkt. Op zichzelf logisch, maar opgeteld zorgt het ervoor dat elk document op een andere manier tot stand komt.
Het gevolg: inconsistentie tussen HR en Legal
HR en Legal werken daardoor niet altijd vanuit dezelfde basis. Het eindresultaat klopt vaak wel, maar de weg ernaartoe is omslachtig en foutgevoeliger dan nodig.
Wanneer automatisering wél waarde toevoegt
Niet elk document is geschikt om te structureren. Bij unieke of complexe dossiers blijft de rol van een expert belangrijk. Maar een VSO valt in veel gevallen in wat Rob "productief" noemt: een type document dat regelmatig terugkomt, waarbij de opbouw grotendeels vastligt en de variatie zit in een aantal keuzes.
Juist daar ontstaat ruimte om het anders aan te pakken. Zoals Rob het omschrijft: zodra de keuzes vertaald worden naar logica, volgt het document vanzelf.
Van template naar beslisstructuur
In plaats van te werken met losse templates, wordt een VSO opgebouwd vanuit een beslisstructuur. Een medewerker beantwoordt een aantal gerichte vragen, bijvoorbeeld over het type beëindiging, de vergoeding of de toepassing van bepaalde clausules. Op basis daarvan wordt het document automatisch samengesteld, met vooraf vastgelegde en gecontroleerde tekstblokken.
Minder handwerk, meer consistentie
Dat haalt het handmatige werk eruit, maar belangrijker nog: het zorgt ervoor dat documenten steeds op dezelfde manier worden opgebouwd, zonder dat de inhoud aan kwaliteit inboet.
Wat dit in de praktijk betekent
Rob noemt een voorbeeld van een organisatie die hun documentstromen op deze manier heeft ingericht, van aanstellingen tot vaststellingsovereenkomsten. De tijd per document ging van ongeveer twee uur naar enkele minuten, maar minstens zo belangrijk was dat het aantal correcties sterk afnam en documenten in de meeste gevallen in één keer goed waren.
€1,5 miljoen besparing door procesoptimalisatie
Over de hele organisatie opgeteld liep de besparing uiteindelijk op tot ongeveer 1,5 miljoen euro. Niet door één document sneller te maken, maar door het proces daaromheen te vereenvoudigen. Misschien nog belangrijker: de ruis verdween. Minder afstemming, minder revisies en minder twijfel over welke versie de juiste was.
De verschuivende rol van de expert
Dit betekent niet dat de jurist minder belangrijk wordt, maar wel dat de rol verandert. Waar voorheen veel tijd ging zitten in het opstellen van individuele documenten, verschuift de focus naar het inrichten en bewaken van de structuur. Het model wordt leidend en de expert zorgt dat dat model klopt en actueel blijft.
Kennis borgen, uitvoering vereenvoudigen
Daarmee blijft de kennis geborgd, terwijl de uitvoering minder afhankelijk wordt van individuele ervaring.
Conclusie
Een VSO hoeft geen losse, tijdrovende handeling te zijn. Zodra een documentproces voorspelbaar en repeterend is, ontstaat er ruimte om het te structureren. En op dat moment verschuift de aandacht vanzelf van het document naar het proces dat eraan voorafgaat. Juist daar zit vaak meer winst dan vooraf wordt verwacht.
In de praktijk begint dat vaak klein. Door één documenttype en het bijbehorende proces onder de loep te nemen, wordt al snel zichtbaar waar tijd verloren gaat en waar structuur het verschil kan maken.
Daarom biedt Documentaal een mini-scan aan, waarbij specifiek wordt gekeken naar documentstromen zoals vaststellingsovereenkomsten. Tijdens deze analyse wordt inzichtelijk waar inefficiëntie zit, waar fouten ontstaan en waar automatisering daadwerkelijk waarde toevoegt. Vaak blijkt dat er meer te halen valt dan vooraf wordt gedacht.