Als je slim gebruik maakt van dStyle365, wordt gemiddeld zo’n 90 procent van het typewerk voor je automatisch gedaan. Pardon? Gaan we Hans Klok inhuren of zo? Nee, het geheim schuilt in de functie Tekstfragmenten. Een digitale kast vol gestandaardiseerde teksten waaruit je kunt kiezen. Eén muisklik en je hebt een of meerdere, inhoudelijk perfecte alinea’s of documenten toegevoegd.

Hoe gaat dat in zijn werk?

Je werkt in Microsoft Word dat is verrijkt met dStyle365. Je kiest voor Nieuw document om bijvoorbeeld een aanstellingsbrief voor een nieuwe medewerker te maken. In het compacte menu van dStyle365, dat je boven in de knoppenbalk ziet, kies je voor Tekst. Er verschijnt een paneeltje aan de linkerzijde van je scherm met een overzicht van alle relevante tekstfragmenten die jou tot de beschikking staan. Dat kunnen een of een paar alinea’s zijn, maar ook complete documenten, afbeeldingen, tabellen.

Document samenstellen

Via een dialoogvenster vul je de variabelen in – aantal werkuren, salarisklasse, enzovoort – en met jouw keuzes van tekstfragmenten wordt het document samengesteld. De functie heeft ook een zoekregel, zodat je met het invullen van een trefwoord snel bij het juiste tekstfragment uitkomt.

Op maat

Die gestandaardiseerde teksten zijn om maat gemaakt voor het bedrijf en de afdeling waar jij werkt. Ze zijn geschreven door collega’s die hiervoor zijn aangewezen. Zij zorgen voor deze bedrijfsteksten.

Persoonlijke teksten

Jij hebt de mogelijkheid ook persoonlijke tekstfragmenten samen te stellen, bijvoorbeeld voor de afsluiting van een e-mailbericht, en aan jouw bibliotheek toe te voegen. Doe dat op de manier zoals je gewoon een Word-document maakt. Bij het opslaan kun je die tekst onder Persoonlijke tekstfragmenten scharen. De bedrijfs- en persoonlijke tekstfragmenten staan voor je klaar op elke computer waarop jij inlogt.

Templates maken

Maar dit is nog niet alles. De allergrootste winst boek je als je gebruik maakt van Templates met inhoud. Die staan in hetzelfde paneeltje als Tekstfragmenten. Als je daarvoor kiest, wordt niet alleen het document dat jij maakt, maar ook andere relevante stukken toegevoegd. In het voorbeeld van die aanstellingsbrief: je voegt automatisch het arbeidscontract toe, de cao, het personeelshandboek en wat de samenstellers van Tekstfragmenten nog meer belangrijk vindt om de nieuwe medewerker toe te sturen.

Risico’s uitsluiten

Waarom zou je deze functie gebruiken?
Ten eerste natuurlijk om de enorme tijdwinst die je ermee bereikt.
Verder: je hoeft niet meer te knippen en plakken uit vorige documenten. Dat brengt risico’s met zich mee. Neem je geen privacygevoelige informatie over uit het vorige document? Heb je de laatste versie geopend? Gebruik je wel de juiste vormgeving? Kan je dat vorige document wel snel terugvinden?

De juiste tekst

Door te kiezen voor Tekstfragmenten weet je altijd dat je de inhoudelijke juiste tekst te pakken hebt. Als er organisatie-breed iets in die tekst verandert, heb jij direct de aangepaste versie tot je beschikking.
En: werken met Tekstfragmenten is net zo eenvoudig als het maken van een Word-document. Je slaat het ook op als een .docx-file. dStyle365 zorgt er voor dat het perfect wordt vormgegeven: de juiste lettersoort en –grootte, het goede logo, de precieze marges… Daar heb jij allemaal geen omkijken meer naar.

Veel succes, en vooral veel plezier met het werken met Tekstfragmenten!

• Tweet
• Delen
• Pin Het
• Delen
• E-mail