Van Kooten Advocaten
Gebruiksgemak en tijdwinst: de succesvolle samenwerking tussen Van Kooten advocaten en Documentaal
Van Kooten advocaten en Documentaal
“Het allergrootste voordeel van werken met het Document Management Systeem: Epona365 in combinatie met LegalWord365? Dat is toch wel dat deze oplossing is gericht op het juridische werkproces,” aldus Gerrit van den Brink van Van Kooten Advocaten. “En fijn dat alles naadloos samenwerkt. Dat scheelt werk en tijd. Ook administratief aangezien alles door Documentaal wordt geleverd en gefactureerd.”
Oude liefde
In 2016 overwoog Van Kooten Advocaten al om met Epona365 te werken. “We werkten nog vanuit Windows-mappen. Toen was deze oplossing voor een klein kantoor qua prijs niet aantrekkelijk. We kozen een andere oplossing die we tot afgelopen jaar gebruikten.” Toch bleef het knagen. ‘We kozen destijds om financiële redenen voor dat systeem, maar het was qua structuur niet ingericht op de advocatuur en onze praktijk. Toen het contract afliep, klopte ik toch nog eens bij mijn oude liefde Documentaal aan voor een nieuw gesprek over het DMS dat zij aanbiedt.”
Inmiddels bleek niet alleen de oplossing verder – en positief – te zijn ontwikkeld, maar ook dat de prijsvoering was veranderd. Documentaal bood precies wat Van Kooten Advocaten zocht: een DMS-systeem dat gemakkelijk werkt en toegankelijk is vanuit Outlook, met tekstblokken en sjablonen vanuit LegalWord365. ‘Natuurlijk heb ik online wat vergeleken tussen andere aanbieders. Maar toen we met Documentaal aan tafel zaten, verliep dat gesprek zo prettig en naar onze wens dat de beslissing snel werd gemaakt.”
“Ik stel regelmatig in strafzaken. Vroeger pakte ik de laatste mail in een strafzaak waarin ik stelde. Nu doe ik dat als tekstblok, dubbelklik ik op het element en pas ik het aan.”
Werken vanuit Outlook
DMS en LegalWord zijn twee losstaande systemen die uitstekend samenwerken. Vanuit het DMS werkt het team van Gerrit fijn op basis van SharePoint en Outlook, waarbij alles direct vanuit de Outlook-omgeving bij de hand is. “Het voordeel van LegalWord daarbij is het gemak waarmee je tekstblokken en elementen kunt maken, waardoor je snel documenten opstelt die je binnen het DMS opslaat en inziet.”
“Ik stel regelmatig in strafzaken. Vroeger pakte ik de laatste mail in een strafzaak waarin ik stelde. Nu doe ik dat als tekstblok, dubbelklik ik op het element en pas ik het aan. Dit scheelt ineffectieve en niet-declareerbare tijd. Voor de cliënt betekent dit dat ik een adviesrapport in vier uur in plaats van acht uur opstel, wat kosten bespaart.’ Gerrit werkt op uurbasis en elke tijdsbesparing is waardevol, zowel voor de cliënt als voor het kantoor. Daarnaast bespaart het kantoor door dit soort slimmigheden ook op overheadkosten. “Vroeger gaf ik mijn secretaresse de tekst en vroeg ik haar om het klaar te zetten. Nu open ik het document en staat deze binnen een mum van tijd klaar. Dit bespaart op ondersteuningskosten en zo blijven we concurrentievoordeel behouden.”
Mogelijkheden voor de toekomst
Vaste prijzen aan cliënten vragen en gerichte inschattingen geven wordt nu ook mogelijk doordat Van Kooten Advocaten meer standaardiseert en automatiseert. “Primair zijn we er voor de client, niet voor onze eigen omzet. Als een client belt met een zaak waar weinig in zit, ben ik eerlijk en zeg ik dat ik de zaak niet kan aannemen. We zijn er om zo goed en zo snel mogelijk te helpen.”
Van den Brink kijkt ook naar de toekomst met AI: “Ik ben al behoorlijk bezig met AI. De toekomst is dat je nog meer werk en tijd bespaart en de dienstverlening nog efficiënter maakt. AI kan bijvoorbeeld helpen bij het analyseren van documenten. Het is goed om te weten dat Documentaal hierin ook stappen aan het zetten is.”
Gebruiksgemak is binnen deze samenwerking de sleutel. Door slimme automatisering en samenwerking met Documentaal houdt Van Kooten Advocaten de focus op wat echt belangrijk is: haar cliënten en een prettig werkklimaat.
Vraag een demo aan
Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.
