Van Kooten Advocaten

Facilité d'utilisation et gain de temps : le partenariat réussi entre Van Kooten advocaten et Documentaal

Van Kooten advocaten et Documentaal

"Le plus grand avantage de travailler avec le système de gestion documentaire Epona365 en combinaison avec LegalWord365? C'est certainement le fait que cette solution soit axée sur le processus de travail juridique", déclare Gerrit van den Brink de Van Kooten Advocaten. "Et c'est bien que tout fonctionne parfaitement ensemble. Cela permet d'économiser du temps et du travail. Et aussi sur le plan administratif, puisque tout est livré et facturé par Documentaal."

Vieil amour

En 2016, Van Kooten Advocaten envisageait déjà de travailler avec Epona365. "Nous travaillions encore à partir de dossiers Windows. À l'époque, cette solution n'était pas intéressante en termes de prix pour un petit bureau. Nous avons opté pour une autre solution que nous avons utilisée jusqu'à l'année dernière. Pourtant, le problème n'a pas cessé de se poser. "Nous avons choisi ce système à l'époque pour des raisons financières, mais il n'était pas conçu pour la profession juridique et notre pratique en termes de structure.

À l'expiration du contrat, j'ai frappé à la porte de mon vieil amour, Documentaal, pour discuter à nouveau du DMS qu'il propose" Entre-temps, il s'est avéré non seulement que la solution avait été développée plus avant - et de manière positive - mais aussi que le prix avait changé. Documentaal offrait exactement ce que Van Kooten Advocaten recherchait : unsystème DMS qui fonctionne facilement et qui est accessible à partir d'Outlook, avec des blocs de texte et des modèles de LegalWord365. Bien sûr, j'ai fait des comparaisons en ligne entre d'autres fournisseurs. Mais lorsque nous nous sommes assis avec Documentaal , la conversation a été si agréable et à notre goût que la décision a été rapidement prise".

"Je plaide régulièrement dans des affaires pénales. J'avais l'habitude de saisir le dernier courrier d'une affaire pénale dans laquelle je plaidais. Maintenant, je le fais sous forme de bloc de texte, je double-clique sur l'élément et je le modifie.

Travailler à partir d'Outlook

DMS et LegalWord sont deux systèmes autonomes qui fonctionnent très bien ensemble. À partir du DMS, l'équipe de Gerrit travaille finement sur la base de SharePoint et d'Outlook, tout étant à portée de main directement depuis l'environnement Outlook.

"L'avantage de LegalWord est la facilité avec laquelle vous pouvez créer des blocs de texte et des éléments, ce qui vous permet de rédiger rapidement des documents que vous sauvegardez et visualisez dans le DMS" "Je rédige régulièrement dans des affaires pénales. J'avais l'habitude de saisir le dernier courrier dans une affaire pénale dans laquelle je plaidais. Maintenant, je le fais sous forme de bloc de texte, je double-clique sur l'élément et je le modifie. Cela permet d'économiser du temps inefficace et non déclaré. Pour le client, cela signifie que je prépare un rapport consultatif en quatre heures au lieu de huit, ce qui permet de réduire les coûts. Gerrit travaille sur une base horaire et tout gain de temps est précieux, tant pour le client que pour le cabinet. En outre, ce genre d'astuce permet également à l'entreprise d'économiser des frais généraux. "Avant, je donnais le texte à ma secrétaire et lui demandais de le préparer. Maintenant, j'ouvre le document et il est prêt en un rien de temps. Cela permet d'économiser sur les coûts d'assistance et donc de conserver un avantage concurrentiel".

Opportunités pour l'avenir

Demander des prix fixes aux clients et leur fournir des devis ciblés est désormais possible grâce à la standardisation et à l'automatisation accrues de Van Kooten Advocaten. "Nous sommes avant tout là pour le client et non pour notre propre chiffre d'affaires. Si un client m'appelle pour me proposer un dossier qui n'a pas grand-chose à voir, je suis honnête et je lui dis que je ne peux pas l'accepter.

M. Van den Brink se tourne également vers l'avenir avec l'IA : "Je suis déjà très occupé avec l'IA. L'avenir est d'économiser encore plus de travail et de temps et de rendre le service encore plus efficace. Par exemple, l'IA peut aider à analyser les documents.

Il est bon de savoir que Documentaal prend également des mesures dans ce sens" La facilité d'utilisation est un élément clé de cette collaboration. Grâce à une automatisation intelligente et à la coopération avec Documentaal, Van Kooten Advocaten se concentre sur ce qui compte vraiment : ses clients et un environnement de travail agréable.

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