Het belang van een centrale e-mailondertekening: meer dan alleen een visitekaartje
Heeft u zich ooit geërgerd aan de inconsistente e-mailhandtekeningen binnen uw organisatie? U bent niet de enige. Menno Ansink, consultant bij Documentaal, legt uit waarom een centrale e-mailondertekening bijdraagt aan een positieve merkbeleving en hoe het tijd en frustratie bij u en uw collega’s wegneemt.
“Afwijkende logo’s, verschillende lettergroottes of kleuren, of zelfs onjuiste contactinformatie. Vooral de marketing- en communicatieafdeling heeft hier veel last van.”
De frustratie van e-mailhandtekeningen instellen
Voor veel bedrijven is dit een herkenbare frustratie. Iedere collega heeft zijn eigen manier van werken, en dat vertaalt zich ook naar de manier waarop e-mails worden ondertekend. Het lijkt misschien een klein detail, maar de impact van een niet-uniforme e-mailhandtekening kan groter zijn dan u denkt.
“Het is heel gebruikelijk dat medewerkers zelf hun Outlook e-mailhandtekening moeten instellen,” begint Menno. “Dit leidt bijna altijd tot problemen: afwijkende logo’s, verschillende lettergroottes of kleuren, of zelfs onjuiste contactinformatie. Vooral de marketing- en communicatieafdeling heeft hier veel last van.”
Een e-mailhandtekening is een essentieel onderdeel van de algehele uitstraling van uw bedrijf. Het is vaak het eerste en laatste dat een ontvanger ziet, en dat moet een goede indruk achterlaten. “Wanneer iedereen in uw organisatie een andere handtekening gebruikt, straalt het geen eenheid uit. Het kost u waardevolle merkbeleving,” voegt Menno toe.
Eenvoud en uniformiteit met een centraal template
Met dStyle365/LegalWord365 biedt Documentaal een eenvoudige oplossing: een centraal beheerde e-mailhandtekening via een template. Door gebruik te maken van een vast stramien met uw huisstijl – denk aan logo’s, kleuren en lettertypes – bent u verzekerd van een standaard handtekening voor iedereen.
Menno licht toe: “Het fijne van zo’n template is dat u zeker weet dat iedere medewerker dezelfde handtekening gebruikt, ongeacht waar of hoe deze medewerker werkt. Het voegt ook simpel nog een persoonlijk tintje toe, zoals een profielfoto of directe contactinformatie.”
Snel en simpel wijzigingen doorvoeren
Een ander groot voordeel van een centrale e-mailhandtekening is hoe eenvoudig en snel wijzigingen doorgevoerd worden. “Als u bijvoorbeeld een aankondiging wilt doen, zoals een evenement of een feestelijke boodschap tijdens de feestdagen, voegt u dat in één keer toe aan alle handtekeningen binnen uw organisatie. Dit bespaart enorm veel tijd en voorkomt fouten.”
Met een uniforme handtekening bereikt u meer dan alleen uniformiteit. “Veel van onze klanten willen bijvoorbeeld banners toevoegen aan hun e-mailhandtekeningen tijdens speciale acties of campagnes,” legt Menno uit. “Met dStyle365/LegalWord365 is dat heel eenvoudig. U kunt deze banners centraal toevoegen en beheren, zodat ze automatisch bij alle e-mails worden weergegeven.”
Daarnaast is het mogelijk om handtekeningen te personaliseren voor specifieke afdelingen of groepen. “Stel dat uw salesafdeling op een beurs staat. Alleen de medewerkers van deze afdeling krijgen dan een specifieke handtekening met bijvoorbeeld een banner die betrekking heeft op die beurs. De rest van de organisatie behoudt hun standaard handtekening,” legt Menno uit.
“In dStyle365/LegalWord365 wordt gebruikgemaakt van centrale gebruikersprofielen. Deze profielen bevatten informatie zoals parttime werkdata, profielfoto’s en andere persoonlijke gegevens, die automatisch in de e-mailhandtekening worden verwerkt.”
Automatische updates voor persoonlijke gegevens
Een ander veelvoorkomend probleem dat met een centrale handtekening wordt opgelost, is het handmatig aanpassen van informatie zoals werktijden of contactgegevens. “Wij maken gebruik van centrale gebruikersprofielen. Deze profielen bevatten informatie zoals parttime werkdata, profielfoto’s en andere persoonlijke gegevens, die automatisch in de e-mailhandtekening worden verwerkt,” zegt Menno.
Ook zorgt dit systeem ervoor dat handtekeningen dynamisch worden aangepast. “Wanneer een medewerker (parttime) afwezig is, kan er bijvoorbeeld automatisch een boodschap worden toegevoegd met de dagen waarop diegene niet beschikbaar is. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat de ontvanger altijd de juiste informatie krijgt.”
De centrale e-mailhandtekening biedt nog andere handige functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om verschillende handtekeningen te gebruiken voor antwoorden of doorgestuurde e-mails. “U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een kortere handtekening bij antwoorden, of automatisch andere afsluitingen toevoegen, zoals ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hartelijke groeten’, afhankelijk van de situatie,” legt Menno uit.
Tot slot wijst Menno op een van de grootste voordelen van een centrale e-mailhandtekening: de besparing in tijd en het gemak voor de gebruikers. “Het scheelt medewerkers enorm veel tijd en frustratie. Ze hoeven niet zelf te experimenteren met instellingen, en de communicatieafdeling heeft de zekerheid dat alles consistent en netjes is. Het is een oplossing die veel problemen in één keer wegneemt.”
Voordelen voor uw organisatie.
- Tijdbesparing: medewerkers hoeven niet meer te worstelen met het instellen van hun handtekening
- Consistente merkuitstraling: elke e-mail versterkt uw professionele imago
- Gebruiksvriendelijk: eenvoudig in gebruik voor alle medewerkers
- Flexibel: mogelijkheid om namens anderen te ondertekenen, ideaal voor secretariële ondersteuning
- Altijd up-to-date: centrale updates zorgen ervoor dat iedereen altijd de meest recente versie gebruikt
- In de toekomst: Documentaal werkt aan innovatieve features zoal bijvoorbeeld AI-gegenereerde samenvattingen bij het doorsturen van documenten.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van centrale e-mailhandtekeningen? Bezoek dan ons kenniscentrum of neem contact met ons op voor een persoonlijk advies.
Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op!
Vraag een demo aan
Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.
Het formulier is met succes verzonden!
Er waren wat fouten bij het verzenden van het formulier. Controleer nogmaals alle formuliervelden.
